خلاصه کتاب: ۲۱ روش عالی برای مدیریت زمان و دو برابر کردن بهره وری

برای شنیدن متن کامل هر درس در تلگرام، روی عنوان هر درس کلیک کنید.

زمانتان را مدیریت کنید و کارایی تان را دو برابر کنید

در وصف همه افراد موفق می گویند که بسیار منظم هستند و میدیریت زمان خوبی دارند خوشبختانه مهارتهای مدیریت زمان با تمرین و تکرار قابل یادگیری هستند.شما میتوانید با به کار بستن مفاهیمی که در آستانه یادگیریشان هستید، یکی از پر بار ترین افراد در رشته خودتان بشوید.

برایان تریسی دراین زمینه صاحب نظر است. او بدون دیپلم از دبیرستان شروع کرد و با کارش خود را بالا کشید تا مدیر اجرایی یک شرکت ۲۶۵ میلیون دلاری شد. تریسی بیش از ۲۰ سال به مطالعه مدیریت زمان پراخت. او در این زمینه ها دهها کتاب خواند در سمینارهای بی شماری شرکت کرد، از برنامه ریزهای زمانی استفاده کرد و به برنامه های آموزشی صوتی گوش داد.

او در نهایت سیستم مدیریت زمان خودش را سازمان داده و آنرا به هزاران نفر در سراسر دنیا اموزش داد. آنچه میشنوید بیست و یکی از بزرگترین ایده ها در باره کارایی شخصی است که تا به حال کشف شده است . این ایده ها میتوانند زندگی شما را متحول کند.

درس اول: تصمیم بگیرید

هر تغییر مثبتی در زندگی با یک تصمیم واضح و صریح شروع می شه. تصمیم بگیرید که از طریق همین مجموعه ۲۱ قسمتی، در مدیریت زمان ماهر بشید و اصولی رو که به مرور با هم یاد می گیریم به خوبی در زندگی تون بکار بگیرید. در دفترتون بخشی رو برای تمرینات این کتاب جدا کنید و بعد از شنیدن هر درس اون تمرینات رو انجام بدید.

برای درس اول در دفترتون بنویسید که چه تصمیماتی باید بگیرید تا در مسیر رسیدن به رأس رشته کاری تون قرار بگیرید؟ چه کارهایی رو باید شروع کنید و از انجام چه کارهایی باید دست بکشید؟

طی مرور و انجام تمرین های درس های این کتاب، هر جا سوال، نکته یا تجربه ای مرتبط براتون پیش اومد، در بخش کامنت های مرتبط با فایل یا در کلوپ دستیار من مطرح کنید.

درس دوم: برای خودتان اهداف و مقاصد روشنی ایجاد کنید

موفقیت فقط به ۲ چیز نیاز داره: اول اینکه دقیقاً مشخص کنید چه می خواهید. دوم اینکه بدونید به دست آوردنش چه بهایی داره و تصمیم بگیرید اون بها رو پرداخت کنید.

فرمول ۷ قدمی رسیدن به موفقیت:

1. در هر بخش از زندگی، چیزی رو که می خواهید رو دقیقاً مشخص کنید.
2. اون رو به وضوح و با جزئیات بنویسید.
3. برای رسیدن هدفتون مهلت تعیین کنید.
4. لیست تمام کارهایی که برای رسیدن به هدفتون لازم است انجام دهید رو بنویسید.
5. لیستتون را در غالب یک برنامه مرتب کنید.
6. برای عملی کردن برنامه تون اقدامی بکنید.
7. هر روز کاری بکنید که شما را به سوی مهمترین هدفتون در اون زمان پیش ببره.

تمرین:

برای درس دوم یک برگ کاغذ بردارید و ۱۰ هدفی که می خواهید در ۱۲ ماه آینده به اون برسید رو یادداشت کنید. بعد مهترین هدف لیست رو انتخاب کنید و اون رو بالای یک صفحه دیگه بنویسید و براش مهلت تعیین کنید. برای عملی کردن برنامه تون هر روز کاری بکنید.

درس سوم: برای هر روز از قبل برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی روزانه برای اینکه کارایی تونو دو برابر کنید، کاملا ضروری یه. همه افراد موفق برای برنامه ریزی کارهاشون از قبل وقت زیادی صرف می کنند.

قانون ۱۰/۹۰ می گه ۱۰ درصد اول زمانی که قبل از شروع کار برای برنامه ریزی صرف می کنید، باعث صرفه جویی در ۹۰ درصد زمان لازم برای انجام اون کارها می شه.

تمرین:

لیست اهداف بلند مدتتون رو بنویسید. ابتدای هر ماه لیست اهداف ماهانه تهیه کنید و بعد، اون رو به لیست های هفتگی تقسیم کنید. مشخص کنید کارهای این ماه رو چه زمانی شروع و تکمیل می کنید و در نهایت شب قبل هر روز، لیست اهداف روزانه روز بعد رو تنظیم کنید.

درس چهارم: از روش الف، ب، پ، ت، ث برای اولویت گذاری استفاده کنید

کلید دو برابر کردن کارایی تون در هر ضمینه ای از کار یا در هر زمان از عمرتون اینه که مهمترین وظیفه تون رو انتخاب کنید و بعد خودتون رو منضبط کنید که روی اون وظیفه کار کنید تا تموم بشه. تمام مدیریت زمان حول این موضوع می گرده که به شما کمک کنه مهمترین کاری رو که می تونید انجام بدید رو قبل ار شروع در ذهنتون روشن کنید. کار مهم چیزی یه که اگر انجام بشه یا نشه پیامدهای بزرگی خواهد داشت.

تمرین:

لیست کارهاتون رو بنویسید و کنار هر کدوم از اونها نسبت به اهمیت اون یکی از حروف الف تا ث (ABCDE) رو قرار بدید. قانون اینه که تا وقتی یک کار الف انجام نشده، سراغ کار ب نرید و تا یک مورد ب انجام نشده سراغ یک مورد پ. کارهایی که می تونید به دیگران بسپارید رو به دیگران تفویض کنید تا وقتتون برای کارهای الف آزاد بشه. موارد ث رو کنار بزارید. بعد از اون کارهای الف رو به ترتیب اهمیت با قراردادن ۱ ۲ ۳ اولویت بندی کنید. کارها رو با انضباط از الف ۱ شروع کنید.

درس پنجم: کار فوری را از کار مهم تفکیک کنید

کارهای روزانه رو می شه به ۴ دسته تقسیم کرد:

1. دسته فوری و مهم.
2. مهم و غیر فوری.
3. فوری و غیر مهم.
4. نه مهم و نه فوری.

تمرین:

کلید دو برابر کردن بهره وری تون اینه که زمان بیشتری رو صرف دسته اول، فوری و مهم کنید و بعد به فعالیت های دسته دوم، مهم و غیر فوری بپردازید. و کارهای دسته ۴، نه مهم و نه فوری رو فراموش کنید. همیشه به نتایج بلند مدت کارهاتون فکر کنید.

درس ششم: قانون کارایی به اجبار را به‌کار بگیرید

این قانون می گه هیچ وقت برای تمام کارها وقت کافی نیست. اما همیشه برای انجام مهترین کارها وقت کافی هست. هر وقت که اجبار داشته باشید یک کار مهم رو انجام بدید، سرتون رو پایین می اندازید و کار رو قبل از رسیدن به مهلتش تمام می کنید.

تمرین:

این چهار سوال رو برای افزایش بهره وری از خودتون بپرسید:

۱. قبل از شروع کار بپرسید با ارزش ترین استفاده از وقت من چیه؟
۲. از خودتون بپرسید من رو دقیقا برای انجام چه کاری استخدام کرده اند؟
۳. چه کاری رو می تونید انجام بدید که اگر درست انجام بشه می تونه یک تغییر مثبت ایجاد کنه؟
۴. در این لحظه ارزشمندترین استفاده من از وقت چیه؟

درس هفتم: قانون ۸۰/۲۰ را به‌کار بگیرید

قانون ۸۰/۲۰ یا اصل پارتو یکی از قدرتمند ترین اصول مدیریت زمانه. این قانون می گه ۲۰ درصد کارهایی که انجام می دید، حداقل ۸۰ درصد ارزش همه کارهایی که می کنید رو ایجاد می کنه. اگر ۱۰ کاری که در یک روز انجام می دید رو لیست کنید، ۲ تا از اونها با ارزش تر از مجموع همه موارد دیگه می شن. هدف شما در اینجا بایستی تمرکز آگاهانه روی این ۲۰ درصد باشه.

تمرین:

از اونجایی که نمی تونید تمام کارهاتون رو انجام بدید، تنبلی سازنده داشته باشید. این یعنی در انجام کارهای ۸۰ درصدی که ارزش کمتری برای زندگی و اهدافتون دارند تنبلی کنید و نه در کارهای با ارزش ۲۰ درصدی تون. هنگام برنامه ریزی مشخص کنید کدوم کارها جزو ۲۰ درصد هستند و به روی اون ها متمرکز باشید.

درس هشتم: در اوج انرژی‌تان کار کنید

کارایی بالا نیاز به سطوح بالای انرژی جسمی ذهنی و احساسی داره. برای ایجاد و حفظ سطوح بالای انرژی، باید تغذیه مناسب، استراحت مناسب و ورزش مناسب داشته باشید. یک رابطه مستقیم بین سلامت جسمی و انرژی از یک طرف و میزان بالای کارایی از طرف دیگه وجود داره.

تمرین:

هر شب حداقل ۷ تا ۸ ساعت بخوابید. هر هفته حداقل یک روز کامل کار نکنید و به استراحت بپردازید. ساعاتی که در اون بیشترین هوشیاری دارید رو مشخص کنید و کارهای خلاقانه و سخت رو در اون ساعات و در اوج انرژی تون انجام بدید.

درس نهم: در فعالیت های کلیدی‌تان یکباره کاری کنید

یکباره کاری یا تمرکز کامل روی یک کار، از همون روز اول که شروع به اجراش می کنید، کارایی شما رو تا ۵۰ درصد یا بیشتر بالا می بره. بکارگیری این تکنیک باعث موفقیت آندره کارنگی شد. یادتون باشه ۲ کلید موفقیت عبارتند از تمرکز و حواس جمعی. توانایی شما برای اینکه بدون حواس پرتی روی یک کار متمرکز بمونید، بیشتر از هر عادت دیگه ای باعث موفقیت شما می شه.

تمرین:

همه کارهایی که باید انجام دهید رو لیست کنید، مهمترین مورد در لیستتون رو انتخاب کنید که با ارزش ترین استفاده از وقتتونه، بعد شروع به کار روی اون مهمترین کار کرده و خودتونو منضبط کنید تا کامل شدن ۱۰۰ درصدی سر اون کار بمونید.

درس دهم: قورباغه را بخورید!

قورباغه شما بزرگترین، زشت ترین، سخت ترین و چالش برانگیزترین و در عین حال مهمترین کاری یه که باید در اون روز انجام بدید. کارهایی که می تونن بزرگترین تغییرات رو در حرفه یا زندگی تون بوجود بیارن بلااستثناء کارهای بزرگ و سختی هستند که بیشتر از همه در انجامشون تنبلی می کنید.

تمرین:

تمام کارهای روز بعد رو شب قبل لیست کنید. با استفاده از روش الف، ب، پ، ت، ث فهرست رو الویت بندی کنید. فردا کار الف، یعنی مهمترین کار رو وسط میز گذاشته و خودتون رو منضبط کنید قبل هر کاری اون کار رو انجام بدید و روش متمرکز بمونید تا تموم بشه.

درس یازدهم: محیط کارتان را مرتب کنید

افراد بسیار کارا روی یک میز کار تمیز کار می کنند. امروزه حداقل ۳۰ درصد زمان کاری صرف گشتن به دنبال چیزی می شه که سرجاش نیست. هر وقت شک داشتی چیکارش کنی، بیندازش دور! آشغال جمع کنی از فقر کودکی ریشه می گیره! محیط کارتون رو تمیز نگه دارید و در هر زمان فقط یک چیز رو جلوی خودتون قرار بدید.

تمرین:

برای تمام کاغذهاتون از فرمول ب الف ع ب استفاده کنید:

• بیندازید: چیزهای غیرلازم مثل تبلیغات پستی و اشتراکات نالازم رو قبل از اینکه مجبور به خوندنش بشید دور بیندازید.
• ارجاع: کارهایی که دیگران باید به اون رسیدگی کنن رو به دیگران ارجاع دهید.
• عمل: از یک پوشه عمل استفاده کنید که در اون کارهایی رو قرار می دید که در آینده باید به اون ها رسیدگی کنید.
• بایگانی: کاغذ ها و مدارکی که ممکنه بعدها به اونها احتیاج داشته باشید.

درس دوازدهم: از زمان سفر استفاده سازنده کنید

هر شخصی به‌طور متوسط هر سال بین ۵۰۰ تا ۱۰۰۰ ساعت در ماشینش می نشینه. این زمان مساوی یک تا دو ترم دانشگاهی تمام وقته. شما فقط با گوش دادن به برنامه های آموزشی صوتی هنگام رانندگی می تونید معادل ارزش آموزشی تحصیل تمام وقت در دانشگاه رو کسب کنید. ماشینتون رو تبدیل به یک دانشگاه متحرک کنید.

تمرین:

تصمیم بگیرید که از امروز به بعد ماشینتون هیچ وقت بدون پخش یک برنامه آموزشی حرکت نکنه. قبل سفر برای سفرتون برنامه ریزی کنید. با دقت وسایل سفر رو بردارید تا مطمئن بشید برای تبدیل اون به یک سفر با ارزش، همه چیزهای لازم رو دارید. بجای گوش کردن به رادیو، ماشینتون رو به یک کلاس درس متحرک تبدیل کنید.

درس سیزدهم: در کارهای کلیدی تان بهتر شوید

هر چه در کارهای مهمتون بهتر بشید، وقت کمتری می برید تا اون ها رو به همون خوبی و یا بهتر از قبل انجام بدید. این کار تاثیر شگرفی روی بهره وری و درآمد شما داره.

تمرین:

از خودتون بپرسید کدام مهارته که اگر در خودتون ایجادش کنید و پیوسته به نحو عالی به کار بگیرید، بزرگترین تاثیر مثبت رو بر حرفه تون می زاره؟ وقتی این مهارت کلیدی رو شناسایی کردید اون رو بنویسید، براش مهلت تعیین کنید و بلافاصله اقدام کنید. تا از نتایج شگرف این اصل مدیریت زمان در دگرگون کردن زندگی تون بهره مند بشید.

درس چهاردهم: بی وقفه کار کنید

در خودتون احساس اضطرار و ضرب آهنگ سریع و میل به عمل ایجاد کنید. سرعت بگیرید. همین حالا انجامش بدید. امروزه نیاز شگفت انگیزی به سرعت وجود داره و کسانی که کارها رو سریع و خوب انجام می دن نسبت به افراد کندتر، بهتر، ارزشمندتر و تواناتر به حساب می یان.

تمرین:

سریع تصمیم بگیرید. هر کاری که انجام اون کمتر از ۲ دقیقه طول می کشه رو همون لحظه و بدون برنامه ریزی براش انجام بدید. وقتی نیاز یا فرصتی پیش می یاد سرعت به خرج بدید و کاری بکنید که به سرعت و قابل اطمینان بودن شهرت پیدا کنید. این کار می تونه بیشتر از حد تصورتون درها رو به روتون باز کنه و فرصت های بیشتری رو در اختیارتون قرا رمی ده که کارهای بیشتری رو سریع و خوب انجام بدید.

درس پانزدهم: کارتان را باز مهندسی کنید

بیشتر فرآیندهای کاری و مشاغل امروز کارهای چند مرحله ای هستند که بایستی به ترتیب انجام بگیرند. این در حالی یه که به مرور زمان تعدادی از این مراحل کم باز ده، غیر ضروری و بیهوده می شن. اما در هر حال به میزان زمان انجام اون کار اضافه می کنن.

تمرین:

هر کار بزرگی که قراره انجام بدید رو بردارید و تمام مراحل اجرایی اون رو بنویسید. بعد هدفتون این باشه تا تعداد این مراحل رو تا ۳۰ درصد کاهش بدید. به دنبال راه هایی باشید تا چند مرحله رو یکی کنید یا مراحلی که دیگه لازم نیستند رو حذف کنید. همیشه از خود بپرسید چرا این کار رو به این روش انجام می دم و آیا می تونه روش بهتری برای انجام این کار باشه؟

درس شانزدهم: خودتان را هر سال بازآفرینی کنید

ما در دوران بزرگترین تغییرات در تاریخ بشریت زندگی می کنیم. اوضاع در همه زمینه ها و در همه جهات اونقدر سریع تغییر می کنه که باید دائماً در حال بازسازی و باز آفرینی خودتون و زندگی تون باشید.

تمرین:

حداقل سالی یکبار عقب بیاستید و به تمام جنبه های زندگی تون نگاه کنید تا معلوم کنید آیا این چیزیه که می خواهید ادامه اش بدید یا نه. تصور کنید باید همه چیز رو از ابتدا شروع کنید. چه چیزی رو بلافاصله شروع می کردید و چه چیزی رو اصلاً شروع نمی کردید؟ تصور کنید کارتون رو دارید از اول شروع می کنید و می تونید به هر جهتی برید و عملاً هر کاری بکنید، چه کاری رو انتخاب می کردید؟ وقتی بصورت منظم عقب بیاستید و از این دیدگاه ها به زندگی تون نگاه کنید، شروع می کنید به دیدن انواع و اقسام فرصت ها برای تغییر کاری که می کردید. این کلید واقعی افزایش کارایی تونه.

درس هفدهم: دائماً به تفکر از صفر بپردازید

وقتی به وقت اندوز ها و وقت تلف کن ها فکر می کنید، معمولاً مزاحمت های غیر منتظره یا تماس های تلفنی به فکرتون می رسه. اما بزرگترین وقت تلف کن شما اینه که به پیگیری یک کار، شغل، حرفه یا رابطه ادامه بدید که براتون نامناسبه. خیلی افراد با انجام کاری که واقعاً دوست ندارند یا از اون لذت نمی برن، سال های زیادی از زندگی شونو تلف می کنن. بعد در سی و چند سالگی مجبور می شن در یک شغل کاملاً جدید دوباره از اول شروع کنن.

تمرین:

مرتب از خودتون بپرسید آیا چیزی در زندگی من هست که اگر قرار بود اون رو از اول شروع کنم با دانستن چیزهایی که الان می دونم دوباره اون کار رو نمی کردم؟ کدوم یک از کارهایی که امروز مشغولش هستید، رابطه هایی که امروز دارید یا سرمایه گذاری هایی که کردید رو اگر می خواستید تازه اون رو شروع کنید با دونستن چیزهایی که امروز می دونید اون کارها رو نمی کردید؟ اگر موردی هست، سوال بعد اینه که چطور از این موقعیت بیرون بیام؟ هر شرایطی اگر ناراحت کننده باشه احتمالاً تغییر نخواهد کرد و با گذشت زمان بدتر هم خواهد شد. آیا جرأت و اراده کافی دارید که با زندگی تون صادقانه و همونطوریکه واقعاً هست روبرو بشید؟

درس هجدهم: تأخرها را دقیقاً تعیین کنید

همه ما تعیین تقدم یعنی مشخص کردن کارهایی که بیشتر و سریعتر انجام می دیم به گوشمون خورده، اما تأخر چیزهایی هستند که اگر هم انجام بشن، کمتر و دیرتر انجام می دیم. واقعیت اینه که شما الان هم دارید زیر سنگینی کارها و زمان ناکافی له می شید، بنابراین برای انجام یک کار جدید یا متفاوت، باید یک کار که الان انجام می دید رو متوقف کنید. برای این کار بایستی تأخرها یا کارهایی که دیگه به اندازه سایر کارها اهمیت ندارن رو بصورت حساب شده تعیین کنید.

تمرین:

به زندگی و کارتون نگاه کنید. از انجام چه کارهایی باید دست بکشید تا بتونید به اندازه کافی زمان خالی کنید تا بیشتر کارهایی رو انجام بدید که باید وقت بیشتری براشون بزارید؟ فقط به اندازه ای که می تونید فعالیت های کم ارزشتون رو متوقف کنید می تونید زندگی تونو تحت کنترل داشته باشید.

درس نوزدهم: زندگی تان را متعادل نگه دارید

علت اینکه کار می کنید اینه که به اندازه کافی پول دربیارید تا از خانواده تون، سلامتی تون و بخش های مهم زندگی شخصی تون لذت ببرید. تا با همسر و فرزندانتون روابط شاد سالم و همراه با آرامش داشته باشید.

متاسفانه اکثر افراد این کار رو وارونه انجام می دن. اونقدر مشغول کارشون می شن که اصلاً یادشون می ره که از اول برای چی می خواستن در کارشون موفق بشن. یادتون باشه حداقل ۸۵ درصد موفقیت شما در زندگی از روابط خوبتون با دیگران می یاد. فقط ۱۵ درصد خوشبختی شما از موفقیت های کاری تون می یاد. بنابراین باید زندگی تون متعادل نگه دارید.

تمرین:

کلیدهای تعادل ساده اند. آرامش خاطر، خوشبختی و زندگی خانوادگی تون رو بزرگترین هدف هاتون بدونید و بقیه زندگی تون رو حول اون ها تنظیم کنید. برای مقاطع زمانی بودن با خانواده تون برنامه ریزی کنید. برای شب ها، آخر هفته ها و مسافرت آخر هفته وقت بگذارید.

فرمول تعادل: در خانه کمیت زمانی که صرف می کنید مهمه و در کار، کیفیت زمانی که صرف می کنید.

درس بیستم: برای هر پروژه ای به دقت برنامه ریزی کنید

پروژه به صورت کاری شامل چند فعالیت تعریف می شه و احتیاج به قدم های متعدد داره که از ابتدا تا انتها کامل بشه. از این دیدگاه، شما در تمام دوران کاری تون یک مدیر پروژه هستید. موفقیت شما در زندگی، درآمدتون و قابلیت ترفیعتون تا حد زیادی بستگی به توانایی شما در کامل کردن کارهای شامل چند فعالیت داره.

تمرین:

برای شروع هر پروژه، نتیجه نهایی ایده ال رو تعریف کنید. تک تک گام های پروژه رو فهرست کنید. فهرست رو بر اساس اولویت وتوالی مرتب کنید. بعد، برای هر بخشی از کار مشخص کنید چه کسی و تا چه مدت زمانی بایستی اون کار رو انجام بده. اجرای پروژه رو به دقت تحت نظر داشته باشید.

درس بیست و یکم: شدیداً عملگرا باشید

امروزه همه عجله دارند و فوق العاده بی صبر هستند. فرد با کارایی بالا، بدون تمایل به حرف زدن بیش از حد درباره کار، دائماً در جنب و جوشه و دست به کار می شه تا اون رو به نتیجه برسونه. شما برای کسب نتیجه، پول می گیرید. نتایج هستند که اهمیت دارند و برای کسب نتایج باید شدیداً عملگرا باشید. هر چه سریعتر حرکت کنید احساس بهتری خواهید داشت، کار بیشتری انجام خواهید داد، انرژی بیشتری خواهید داشت، بیشتر یاد می گیرید، نتیجه بیشتری کسب می کنید، بیشتر پول در می آورید و سریعتر ترفیع می گیرید.

تمرین:

خلاصه فرمول ساده ۲۱ روش عالی برای مدیریت زمان و دوبرابر کردن کارایی:

1. تعیین کنید خواسته هاتون دقیقاً چه هدفها و مقصودهایی است.
2. همه کارهایی رو که امروز باید بکنید تا شما رو به سوی دست یابی به هدف ها و مقصودهاتون ببره فهرست کنید.
3. فهرست هاتونو بر مبنای اولویت مرتب کنید و فعالیت های الف یک یا مهم ترین فعالیت هاتونو انتخاب کنید.
4. بلافاصله با فعالیت های شماره یک تون شروع کنید و خودتون رو منضبط کنید با تمرکز کامل به اون بپردازید تا ۱۰۰ درصد تمام بشه.
5. برای خودتون این کلمات فوق العاده رو تکرار کنید: همین حالا انجامش بده! همین حالا انجامش بده!