نوشته‌ها

خلاصه مقاله: شش روش مدیران برتر برای شکست به تعویق اندازی کارها

فهرست کارهایتان را منظم کنید

برای تهیۀ فهرست کارهای روزانۀ خود از قانون ۱-۳-۵ بهره ببرید:

هر روز برای خود ۹ هدف تعیین کنید.

  • یک هدف بزرگ
  • سه هدف متوسط
  • پنج هدف کوچک

فهرست کارهایتان را فقط معطوف به تحقق همان اهداف کنید.

این کار باعث می‌شود از گیر افتادن در گرداب کارهای بی‌پایان نجات پیدا کنید و کمک می‌کند روی اهداف خود متمرکز شوید.

عادت‌های خوب «دو دقیقه‌ای» بسازید

«عادت‌های دو دقیقه‌ای» از دو بخش تشکیل شده اند.

نخست، اگر کاری کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد، آن را همین الان انجام دهید. دوم، برای خودتان عادت‌های دو دقیقه‌ای بسازید. قاعدۀ این قانون این است: وقتی یک عادت جدید را در خود شکل می‌دهید، انجام آن باید کمتر از دو دقیقه طول بکشد. این کار برای آن است که عادت‌های شما را تا حد ممکن آسان کند.

امروز به سه «عادت دو دقیقه‌ای» فکر کنید که دروازۀ رسیدن شما به اهدافتان هستند.

کارهایتان را دسته‌بندی کنید

عادت کردن به ریتم انجام یک کار بسیار زمان‌بر است. به‌جای اینکه به‌طور مداوم کاری را شروع و تمام کنید، بهتر است با دسته‌بندی کارهای مشابه نظم ایجاد کنید.

با این کار، از وقفه‌های بی‌مورد و تأخیر در کارها در امان می‌مانید.

یک بازۀ زمانی کوتاه تنظیم کنید

اگر تمایل ندارید کاری را انجام دهید، با خودتان قرار بگذارید دست‌کم پنج دقیقه از آن را انجام دهید.» این حرف را کوین سیستروم، از مؤسسان اینستاگرام می‌گوید. «پنج دقیقۀ اول که گذشت، می‌بینید کار را تا آخر ادامه داده‌اید.»

شروع کردن یک کار، ولو برای یک بازۀ زمانی کوتاه، کمک می‌کند اهداف بزرگ را تبدیل به گام‌های کوچک کنید.

کار خود را با فکر کردن به شروع مرحلۀ بعدی به پایان برسانید

به‌جای اینکه کارتان را بی‌برنامه تمام کنید، اطمینان حاصل کنید در مرحله‌ای هستید که برای شروع گام بعدی به اندازۀ کافی انگیزه دارید.

  • پیش از آنکه وظایف آن روزتان را تمام کنید، در ذهن خود پرسش‌هایی بسازید. از خودتان بپرسید: اگر قرار باشد کار را ادامه بدهم، گام بعدی‌ام چه خواهد بود؟
  • آن پرسش‌ها و گام‌های بعدی را روی کاغذ یادداشت کنید.
  • مشخص کنید در مرحلۀ بعدی اولین کاری که باید انجام دهید چیست. این کار به شما کمک می‌کند روز بعدی را سریع‌تر شروع کنید.

اهمال کاری را در آغوش بکشید!

پذیرش اهمال کاری فشاری ساختگی به شما وارد می‌کند که شما را برای مواجهه با فشارهای واقعی در کار آماده می‌کند. باید یاد بگیرید تأخیرها را اولویت‌بندی کنید.

وقتی کاری را در دقیقۀ نود انجام دهید، فرصتی برای فراموش کردن چیزی یا دوره کردن مطلب ندارید. دانسته‌هایتان و فشاری که رویتان قرار دارد تازه است، بنابراین کار را سریع‌تر از آن انجام می‌دهید که اگر وقت داشتید انجام می‌دادید.

 

منبع: entrepreneur.com

خلاصه مقاله: کارهای ترک کردنی / ۹ عادتی که همین الان باید کنار بگذاریم

نبایدها: عادت‌هایی که باید ترک کنیم

  • تماس‌های ناشناس را پاسخ ندهید.
  • اول صبح و آخر شب ایمیل نزنید.
  • جلساتی که برنامۀ روشنی ندارند را نپذیرید.
  • اجازه ندهید مردم با شما خیلی از این در و آن در صحبت کنند.
  • ایمیل خود مدام چک نکنید، ساعت‌های مشخصی برای آن درنظر بگیرید.
  • خود را در کار زیاد غرق نکنید. کارهایتان را اولویت‌بندی کنید.
  • بیش از حد با مشتریان کم سود ده و با هزینه نگهداری بالا ارتباط برقرار نکنید.
  • هر روز هفته و هر بیست‌وچهار ساعت روز گوشی هوشمند خود را همراه خود نداشته باشید.
  • انتظار نداشته باشید کار برایتان خلائی را پر کند که روابط و فعالیت‌های غیرکاری پر نمی‌کند.

جلساتی با برنامۀ نامشخص

اگر نتیجۀ دلخواه به‌روشنی مشخص باشد، هدف واضح و برنامه‌ای شامل موضوعات و پرسش‌های مرتبط داشته باشد، نباید بیش از سی دقیقه به‌طول بیانجامد.

از ابتدا چنین چیزی را از طرف مقابل بخواهید تا بتوانید پیش از جلسه آمادگی لازم را کسب کنید و از زمانی که در جلسه می‌گذرانید بیشترین بهره را ببرید.

اولویت‌بندی کارهای مهم

اگر به هر روز یک کار مهم اختصاص دهید، دیگر هیچ کاری اضطراری یا مهم تلقی نمی‌شود. بهترین واکنش به غرق شدن در کار با یک دست چند هندوانه برداشتن نیست، بی‌تردید فقط چند چیز است که می‌تواند زندگی شما را کاملاً تغییر دهد.

کار، همۀ زندگی شما نیست

انتظار نداشته باشید کار برایتان خلائی را پر کند که روابط و فعالیت‌های غیرکاری پر نمی‌کند.

همکاران شما نباید تنها دوستان شما باشند. برای زندگی‌تان برنامه‌ریزی کنید و طوری از برنامۀ خود دفاع کنید گویی یک جلسۀ ملاقات مهم کاری دارید.

 

منبه: وب سایت medium.com

خلاصه مقاله: چگونه در ۱۰ دقیقه صندوق ورودی ایمیل خود را خالی کنیم؟

بعد از تعطیلات یا تمرکمز روی کاری مهم، ایمیل های خوانده نشده ما می تواند به آسانی به بالای ۵۰ ایمیل برسد. این یک هک بهروه وری ایمیلی است که می تواند به شما کمک کند تا در ۱۰ دقیقه به Zero Inbox دست پیدا کنید.

  1. در صندوق ایمیل خود پوشه ای به نام “مرتب سازی” ایجاد کنید.
  2. موضوعی که بیشترین ایمیل های خوانده نشده شما درباره آن است را در نظر بگیرید.
  3. تمام ایمیل هایی که درباره آن موضوع هستند را انتخاب و به پوشه مرتب سازی انتقال دهید.
  4. به سراغ پوشه مرتب سازی بروید و تکلیف همه آن ایمیل ها را مشخص کنید تا اینکه دیگر هیچ ایمیلی باقی نماند.
  5. به صندوق ورودی خود برگردید و برای موضوعی دیگر قدم شماره ۲ را تکرار کنید تا صندوق ورودی شما کاملاً خالی شود.

این روش برای ایجاد تغییرات بزرگ ساده به نظر می رسد، با اینحال حمله به همه ایمیل های خوانده نشده یکی بعد از دیگری بسیار آسان تر از خواندن ایمیل ها با روشی بی ساختار است.


منبع: وب سایت dansilvestre.com

خلاصه مقاله: نیاز به یک روش ساده و موثر برای بدست گرفتن کنترل زندگی خود دارید؟ قانون یک دقیقه را امتحان کنید.

قانون یک دقیقه

طبق این قانون، اگر کاری پیش آمد که می توانستید آن را در یک دقیقه انجام دهید، مانند آویزان کردن کت، خواندن یک نامه و کنار گذاشتن آن، پر کردن یک فرم، پاسخ به یک ایمیل، قرار دادن یک ظرف در ماشین ظرفشویی و … آن را در همان لحظه انجام دهید.

از آنجایی که این کارها خیلی سریع هستند، رعایت این قانون سخت نیست اما نتیجه بزرگی بدست می آید. تحت کنترل درآوردن همه این کارهای کوچک و آزاد دهنده باعث آرامش و کمتر درگیر شدن ذهنی شما می شود.

بهره وری و اولویت ها

نکته دیگر درباره قانون یک دقیقه این است که از آنجایی که هر کاری که پیش می آید را همان لحظه انجام می دهید، دیگر نیازی به تفکر درباره اولویت بندی آن ها ندارید، بنابراین زمان بیشتری برای کارهای بزرگتر دارید.


منبع: وب سایت gretchenrubin.com

خلاصه مقاله: چگونه تمرکزمان را حفظ کنیم؟ به مغزتان تمرین دهید.

هدف متمرکز ماندن است

هدف داشتن تمرکز دائم نیست، هدف داشتن بازه های کوچک بدون حواس پرتی در هر روز است. ۲۰ دقیقه تمرکز عمیق می تواند دگرگون کننده باشد.

کارهای خلاقانه را اول انجام دهید

ما معمولاً کارهای ساده را ابتدا انجام می دهیم و کارهای سخت را در انتها. این انرژی تان را تحلیل می برد و تمرکزتان را پایین می آورد. برای اینکه بطور موثر تمرکز کنید، این ترتیب را برعکس کنید. ابتدا و اول صبح وظایفی که نیاز به خلاقیت دارند را انجام دهید و سپس به سراغ کارهای آسانتر بروید.

زمانتان را تعمدی تخصیص دهید

ما معمولاً بطور متوسط فقط ۶ ساعت در هفته توانایی تمرکز حقیقی را داریم. آن را فقط روی کارهای مهم استفاده کنید. ۹۰ درصد مردم بهترین افکارشان را بیرون از محل کار دارند. دقت کنید کجا و چه زمانی بیشترین تمرکز را دارید و سپس سخت ترین وظایفتان را در آن زمان و مکان انجام دهید.

مغزتان را مانند یک عضله تمرین دهید

ما مغزمان را تمرین داده ایم که متمرکز نباشد. با خاموش کردن همه حواس پرتی ها و تعهد به انجام همزمان فقط یک کار، تمرکز را تمرین کنید. از قدم های کوچک شروع کنید. روزی ۵ دقیقه در روز و کم کم این زمان را بزرگتر کنید.


منبع: وب سایت entrepreneur.com

۱۱ اصل بهره وری شخصی/ اصل ۲: مدیریت زمان در حقیقت مدیریت خودت است

مدیریت زمان اشتباه است! زمان تنها متغییری است که حتی قابل تاثیرگزاری نیست، چه برسد به مدیریت. استفاده صحیح از زمان بسیار سخت است، چون شما هرگز نمی توانید لحظه ای که گذشته است را بازیابی کنید.

استیون کاوی.

ما نمی توانیم زمان را مدیریت کنیم، زمان فقط می گذرد. ما همگی به یک اندازه و فقط درصد محدودی از آن را بدست می آوریم. ولی مدیریت خودمان، کاملا داستان دیگری است. وقتی می خواهید زمان را مدیریت کنید، در حال تلاش برای مدیریت چیزی هستید که هیچ کنترلی روی آن ندارید. این فقط روشی برای شکنجه خودتان است! ولی وقتی می گویید من می خواهم خودم را بهتر مدیریت کنم، خودتان را به روی مرحله جدیدی از بینش و بصیرت درونی باز می کنید.

پس منظور ما از مدیریت خودمان چیست؟

چون زمان چیزی بیرونی است، وقتی می گویید من می خوام زمانم را مدیریت کنم، شما فقط در حال فرار از مسئولیت پذیری در زندگی تان هستید. از طرفی دیگر وقتی می گویید من می خواهم خودم را مدیریت کنم، شما مسئولیت پذیری کامل برای کاری که انجام می دهید و نتایجی که بدست می آورید را می پذیرید.

مدیریت خود یعنی سعی برای کنترل کردن خودتان. و وقتی سعی می کنید خودتان را کنترل کنید متوجه می شوید کمتر از آنی که فکر می کنید روی خود کنترل دارید! معمولا افراد توانایی خود را در کنترل خود دست بالا می گیرند. برای مثال تصمیم بگیرید برای ۳۶ ساعت روزه بگیرید. هیچ چیزی نخورید.  تا چند ساعت می توانید به این چالش ادامه دهید و از آن خارج نشوید؟

یکی از مهمترین چیزهایی که به درک آن می رسیم این است که ما تقریبا شبیه ربات ها هستیم. هر روز صبح بیدار می شویم. همان کارهای تکراری روزهای قبل را انجام می دهیم. به همان افکار فکر می کنیم و همان احساسات را داریم و آنقدر این رفتار های تکراری را تکرار می کنیم تا به نقطه ای می رسیم که هیچ کار متفاوتی نمی توانیم انجام دهیم. این در حالی است که خودمان را با این فکر که اگر بخواهیم تغییر کنیم، می توانیم، فریب می دهیم.

تکنیک های زیادی برای مدیریت خودمان وجود دارد که به مرور به آن ها می پردازیم، ولی درک این نکته مهم است که بدانیم مساله اصلی مدیریت خودمان است، نه مدیریت زمان.

موانع مدیریت زمان و بهره وری: سرگرمی ها و مشغولیت های بیهوده

چالش بزرگ دیگری که ما در مسیر بهره وری، موثر بودن در زندگی و مدیریت کردن زمانمان تجربه می کنیم این است که در دنیایی زندگی می کنیم که متمایل است به سرگرم شدن و مشغولیت بجای کسب نتایج.

این مساله در تمام سطوح زندگی مان مشهود است. وقتی فیلمی نگاه می کنیم ترجیح می دهیم فیلم سرگرممان کند تا اینکه چیزی یاد بگیریم و فرد بهتری شویم. در اخبار به دنبال خبرهای هیجانی هستیم بجای اینکه واقعا متمایل باشیم بدانیم در دنیا چه می گذرد. وقتی غذا می خوریم ترجیح می دهیم حواس ما سرگرم باشند و لذت ببریم بجای اینکه واقعا بدنمان مواد مغذی را دریافت کند.

اگر قرار است رشد کنیم، زندگی ای پر از بهره وردی داشته باشیم، بتوانیم زمانمان را مدیریت کنیم و به نتایج دلخواه دست یابیم، بایسیتی جلوی حواس پرتی خودمان از هدف را توسط مقدار زیاده روی شده سرگرمی، بگیریم. بایستی برای تمرکز روی چیزهایی که به ما نتیجه می دهند خودمان را منظبت کنیم و یاد بگیریم به دنبال لذات کوتاه مدت نباشیم.

موانع مدیریت زمان و بهره وری: بسیار زیاد یا بسیار کم بودن انتخاب هایی که داریم

ما در دنیایی زندگی می کنیم که در انتخاب های زیاد اون غرق شده ایم. مثلا در زمان های گذشته وقتی تصمیم به خرید یک ماشین داشتید، انتخاب های زیادی نداشتید. ولی حالا تصور کنید که مثلا اگربخواهید یک کامپیوتر بخرید، بقدری انتخاب های زیادی دارید که نمی دونید از کجا باید شروع کنید! آیا کامپیوتری بخرید که صفحه نمایش بزرگ و با کیفیتی داشته باشه یا پرتابل و کوچک و سبک باشه؟ مقدار حافظه داخلی اون چقدر باشه؟ سرعت پردازشگر اون چطور؟

در نتیجه اینکه اگر انتخاب های زیادی داشته باشیم ذهن ما خاموش می شه و نمی تونیم قدم بعدی رو برداریم و اگر انتخاب هامون کم باشه احساس در دام و محدودیت افتادن خواهیم داشت و انگیزه عمل کردن نخواهیم داشت. بنابراین بایستی وقتی انتخاب های زیادی داریم اون ها رو محدود کنیم و وقتی انتخاب هامون محدود هستند اون ها رو بیشتر بکنیم. ‌

از امروز مجموعه پست های مفیدی خواهید داشت با مضمون بهره وری و مدیریت زندگی شخصی که در هیچ وب سایت یا کتاب دیگه ای پیدا نخواهید کرد.