نوشته‌ها

چرا در ایران از دفترهای پلنر و برنامه ریزی استقبال نمی شود؟

چند روز پیش بود که با دوستی درباره تفاوت های فرهنگی، رفتاری بین مردم ایران و کشورهای پیشرفته دیگه بحث دوستانه ای داشتم. نقطه مشترک من و این دوست اینه که هر دو از دیدن پیشرفت های صنعتی، محصولات جذاب طراحی شده، طرح های عمرانی و نظم و ترتیب اجتماعی این کشورها لذت می بریم و اغلب اون ها رو با محصولات، سازه های عمرانی و شرایط اجتماعی فعلی کشور خودمون مقایسه می کنیم.

به اعتقاد این دوست، این همه پیشرفت به واسطه اینه که در این جوامع افرادی در زمینه های مختلف به کار تحقیق و پژوهش مشغولند و نتیجه این فعالیت، سیستم سازی و طراحی چهارچوب یا فریم ورک  هایی برای ابعاد مختلف صنعت، تکنولوژی و زندگی روزمره است و از جایی به بعد مردم این کشورها هستند که با پذیرش و بکارگیری منظم این فریم ورک ها، علت این همه پیشرفت، نظم و خلق محصولاتی کارا می شن.

مراسم بحث و تحلیل ما در نهایت با مقایسه شرایط فعلی ایران با این جوامع به پایان می رسه. به اعتقاد این دوست، جامعه ما سهم کمی در این پژوهش و تحقیقات داره و وقتی هم طرحی جامع ارائه می شه، مقاومت بسیاری در پذیرش و اجرای اون از سمت مردم وجود داره. من هم با این دوست هم نظر هستم که جامعه ما اکثراً تابع قاعده، نظم و فرآیند نیست و مستقل و تک رو، هر بار چرخ رو از ابتدا اختراع می کنه و در ابعاد مختلف زندگی باری به هر جهت زندگی می کنه.

برگه پلنر روزانه دستیار من، یک صفحه تک برگ برای برنامه ریزی روزانه فردی هست که نتیجه سال ها مطالعه و تحقیق من درباره روش های برنامه ریزی و بهره وری روزانه است و بر اساس تجربیاتی که در این مدت کسب کردم طراحی شده. بعد از یک دوره آزمایشی و اعتبار سنجی این محصول با یک جامعه مخاطب کوچک، این برگه رو در سایت دستیار من به رایگان در اختیار عموم قرار دادم. در نهایت به جرأت می تونم بگم این ابزار تمام ابعاد لازم برای خلق یک روز کامل رو تحت پوشش قرار می ده. ادعایی که بیشتر از ۸ هزار دانلود و موج پیام های تشکر از سمت مخاطبان خاص این محصول اون رو تایید می کنه.

اما تجربه من هنگام ارائه این برگه پلنر به عموم متفاوت بود و با مقاومت و بهانه های زیادی مواجه شدم. از جمله:

  • شخصیت من لیست ساز نیست و نمی خوام خودم رو محدود کنم.
  • من جزو افراد خلاق هستم و نوشتن لیست کارهای روزانه سبک کاری من نیست.
  • من با ذهنم کارهامو مدیریت می کنم. نباید بزاریم ذهنمون تنبل و پیر بشه.
  • ابزار کاغذ و قلم دیگه خیلی سنتی یه. کار با اپلیکیشن ها رو مفیدتر می دونم.
  • پلنر ها گرون هستند.
  • پلنرها خیلی رنگی رنگی اند و مناسب سن من نیستند.
  • پلنرها خیلی خشک و رسمی هستند و وقت کار کردن باهاشون احساس خفگی می کنم!
  • پلنرها مناسب سبک یا شرایط خاص زندگی من نیستند.
  • پلنرها جا برای نوشتن کم دارند. پلنرها جا برای نوشت زیاد دارند و نمی تونم همه خونه های های خالی شو پر کنم.
  • پلنرها روش های سخت و پیچیده ای دارند.
  • پلنرها بزرگ هستند، نمی تونم یه دفتر رو همه جا با خودم حمل کنم.
  • نمی خوام دیگران یادداشت های خصوصی منو ببینن.
  • پلنر خوب پیدا نمی کنم و سفارش و دریافت اون ها مشکله.
  • یک مدت با این پلنر ها کار می کنم ولی وسط راه اون رو رها می کنم.
  • وقتی برنامه ریزی می کنم و انجامشون نمی دم احساس گناه می کنم.
  • با کمتر استفاده کردن از کاغذ می خوام به قطع کمتر درخت ها کمک کرده باشم.
  • اینجا از فردای خودمون خبر نداریم، چی رو برنامه ریزی کنیم؟!

علت این عدم استقبال از دفترهای برنامه ریزی همین عدم تمایل ما برای پذیرش یک فریم ورک، تغییر و  پرداخت هزینه های مرتبط برای رسیدن به هر هدفی یه. بیشتر ما به سبک زندگی مون چه سازنده باشه و چه مخرب عادت می کنیم. خودمون رو در قالب های تعریف شده از سمت دیگران و اجتماع محدود می کنیم و هرگونه تغییر یا پیشنهاد جدیدی که باعث به هم زدن این آرامش بشه رو پس می زنیم. تلاش برای بدست آوردن بیشترین منافع در سریعترین زمان ممکن با کمترین هزینه رو زرنگی و فضیلت می دونیم و نمی خواهیم بهای واقعی هر چیزی رو به سکه حقیقی اون چیز بپردازیم. من خودم رو از این موارد مستثنی نمی دونم، ولی این رو می دونم کسی که تصمیم به خلق آگاهانه زندگی اش داره، بایستی به این کرختی، بازی کردن نقش قربانی و عدم پذیرش مسئولیت شرایط زندگی فعلی اش پایان بده و قدم های بزرگی در مسیر خویش انضباطی برداره.

دوباره ‌انگیزه، تمرکز، سلامت و احساس خوب ‌را به روزهای خود بازگردونید

اگر دنبال کننده دستیار من باشید متوجه شدید که تصمیم دارم در کلوپ دستیار من به معرفی و آموزش کامل تکنیک ها و بخش های مختلف برگه پلنر روزانه دستیار من بپردازم. اگر هنوز این برگه رو تهیه نکردید، حالا فرصت خوبی یه که اون رو رایگان دانلود کنید و به گروه اختصاصی دستیار من در تلگرام ملحق بشید.

اگر هم به هر علتی شرایط چاپ این برگه رو ندارید، یک برگه کاغذ سفید، یک دفتر یا سررسید تاریخ گذشته بردارید و عنوان بخش های مختلف برگه پلنر رو بنویسید تا در طی روز و هنگام برنامه ریزی روزانه این بخش ها رو کامل کنید. اگر هم از یک پلنر کامل و تخصصی استفاده می کنید، با تکنیک های این برگه آشنا بشید تا اونها رو به نوعی در دفتر پلنر خودتون بکار بگیرید.

منتظر دیدارتون در کلوپ دستیار من هستم.

گزیده کتاب: انضباط شخصی در ۳۶۵ روز

عنوان کتاب: ۳۶۵ اندیشه تغییر دهنده زندگی درباره خودکنترلی، تاب آوری ذهنی و موفقیت
نوشته مارتین میدوز

روز ۱: در زندگی به روش سخت

زندگی آسان است وقتی که آن را به سختی زندگی میکنید … و سخت اگر سعی کنیـد آن را به راحتی زندگی کنید.
ـــ دیو کیچ

نظم و انضباط شخصی به معنای گذراندن زندگی شما بـه سـختی اسـت: مقاومـت در برابـر وسوسه ها و رضایت فوری، برای دریافت پاداشهای بزرگتر و بهتر در آینده. مطمئناً آسانتر است که از انواع ناراحتی ها اجتناب کنید و هر زمان که بخواهید خود را رهـا کنید، اما در پایان، تمام آنچه از این روش دریافت می کنید، لذت زودگـذر اسـت کـه بـه هزینـه آینده شما تمام میشود، که در غیر این صورت می توانست بسیار بهتر باشد.

فردی با اراده ضعیف را در نظر بگیرید که وقتی با چالشی روبرو میشـود، بلافاصـله انصـراف میدهد. اگر ارزش اصلی او این است که احساس راحتی کند، این فرد بـه چـه چیـز اساسـی در زندگی دست مییابد؟ چگونه این فرد قرار است بحرانی را مدیریت کنـد کـه بایـد بـا آن روبـرو شود؟ حتی یک مشکل نسبتاً ناچیز نیز میتواند به مانعی غیرقابـل حـل بـرای شخصـی تبـدیل شود که زندگی حفاظت شده داشته است و همیشه از آنچـه سـخت یـا ناپسـند اسـت اجتنـاب میکند.

حالا این فرد را با شخصی مقایسه کنید که داوطلبانه زنـدگی خـود را دشـوارتر مـی کنـد. او چالشها را به عنوان فرصتهای رشد جستجو میکند و از آنهـا اسـتقبال مـی کنـد. هـر گرفتـاری خودخواسته او را تقویت میکند، به طوری که بر مشکلات کم و زیاد زندگی غلبه مـی کنـد. روز به روز، او خود را در برابر مشکلات ایمن میکند، دقیقاً به این دلیل که آنها را جستجو مـی کنـد. وقتی زندگی یک ضربه غیرمنتظره به آنها وارد میکند، او آماده است تا از عهده آن برآید زیـرا – به لطف سخت زندگی کردن – او همیشه برای سختیها آماده است.

روز ۲: انتخاب شما

انتخابهای شما در یک لحظه انجام می شود، اما عواقب آن از یک عمر فراتر می رود.
ـــ ام جی دیمارکو

همبرگر چرب و پر کالری بخورید یا سالاد سالم؟ دیر بخوابید و به سختی به موقع سـر کـار بروید یا ساعت ۵ صبح از خواب بیدار شوید و قبل از اینکه در محل کار روزانه خود به کار خـود بپردازید، در شغل جانبی خود مشغول به کار شوید؟

با وجود دهها بار شنیدن “نه”، به لحظه رد شدن و بلعیدن غرور خود توجه نمیکنیـد و بـه کار ادامه می دهید؟

فقط یک لحظه طول میکشد تـا انتخـابی اشـتباه انجـام دهیـد و آینـده خـود را بـه خطـر بیندازید. آنچه امروز به عنوان تصمیم ناچیز احساس میشود میتواند تأثیرات ماندگار و بزرگـی در آینده شما داشته باشد.

هر انتخاب یک سابقه ایجاد میکند و هنگامی که چندین بار پشـت سـر هـم یـک تصـمیم اشتباه میگیرید، این روال همیشگی شما میشود.

در حالی که هر از گاهی یک همبرگر به طور کلی تـلاش شـما بـرای کـاهش وزن را از بـین نمیبرد، دست کم گرفتن تأثیر تکرار انتخاب اشتباه میتواند در طول بقیه زندگی عمیقا بر شما تأثیر بگذارد.

هر بار که با تصمیم گیری بین اعمال خود انضباطی و آسان گرفتن کارها روبـرو شـدید ، بـه خود یادآوری کنید که انتخابی که امروز انجام میدهید تنها بر لحظه فعلی تأثیر نمیگذارد. یک تصمیم لحظه ای میتواند برای سالها یا حتی دهه ها در آینده شما انعکاس یابد.

روز ۳: انسان بودن

نیروی اراده همان چیزی است که ما را از حیوانات جدا می کند. توانایی کنترل انگیزه های مـا، سبب مقاومت در برابر وسوسه می شود تا در بلند مدت آنچه را که برای ما درست و خـوب اسـت انجام دهیم، نه کاری که اکنون می خواهیم انجام دهیم.

ـــ روی باومایستر

انسانها توانایی آن را دارند که در ازای آیندهای بهتر، برخلاف اصرارهای خـود عمـل کننـد. متأسفانه، بسیاری از مردم با این اصل زندگی می کنند که “اگر الان احساس خوبی داشـتیم، آن را انجام می دهیم، و اگر نداریم، آن را انجام نمی دهیم”.

تسلیم شدن در وسوسه های خود در هر زمان که احساس کردید کار درستی انجام می دهیـد مثل این است که به نوعی از انسانیت خود چشم پوشی کنید. شما به عنوان یک انسان بـاهوش، توانایی گرفتن تصمیم هایی دارید که مبتنی بر تفکر منطقی باشد، نه فقط غرایز خود.

به جای تسلیم شدن در برابر ابتدایی ترین خواسته های مغز، سعی کنید انسان بهتری باشـید و با استفاده از “عضله اراده” خود، انسانیت خود را در آغوش بگیریـد. ابتـدایی تـرین غرایـز شـما ممکن است آسایش موقتی ایجاد کند، اما به ندرت برای طولانی مـدت خـوب هسـتند، مگـر در مواردی که تهدیدی برای زنده ماندن وجود داشته باشد.

روز ۴: ایجاد سیستم

من برای نظم و انضباط شخصی ارزش زیادی قائل هستم، اما ایجاد سیستم هـایی کـه رفتـار نادرست را غیرممکن می کنند قابل اعتمادتر از خود کنترلی است.
ـــ تیم فریس

بسیاری از مردم تصور می کنند که داشـتن نظـم شخصـی بـه معنـای ایـن اسـت کـه شـما می توانید در مقابل یک تکه کیک خوشمزه بنشینید و ساعتها بدون اینکه آن را بخوریـد بـه آن خیره شوید. آنها تصور می کنند مقاومت در برابر وسوسه ها مانند شـوالیه ای اسـت کـه از پادشـاه خود در برابر دشمن دفاع می کند.

اگر هر شب به مکانهای خطرناک بروید، احتمال کتک خوردن شما بیشـتر از فـردی اسـت که شب های خود را در خانه با کتاب می گذراند. به همین ترتیب، بهترین راه بـرای محافظـت از خود در برابر وسوسه ها، پرهیز از آنهاست و برای این منظور، آماده سازی شـرایط محیطـی ارزش بیشتری از کنترل خود دارد.

اگر در خانه غذاهای ممنوع داشته باشید، احتمال شکستن رژیم غـذایی بیشـتر اسـت. پـس بیرون بردن این غذاها از خانه عملی ساده است که بـه اراده کمـی احتیـاج دارد. اگـر سـه زنـگ هشدار مختلف تنظیم کنید و آنها را دور از تخت خود قرار دهید، احتمال خواب ماندن شـما در اول صبح کمتر است.

با قرار دادن موانع در مسیر مشکلات، خود را برای شرایط دشوار آماده کنیـد، قبـل از اینکـه اراده شما آزمایش شود. سیستم خود کنترلی شما برخی از کارهای سنگین را برای شـما انجـام می دهد و باعث می شود که از منابع نظم و انضباط و اراده خود بـرای موقعیـتهـای غیـر برنامـه ریزی شده، هنگام ظهور آنها استفاده کنید.

روز ۵: بَرده خود

قبل از شکایت از این که برده دیگری هستید، مطمئن باشید که برده خود نیستید. به درون خود نگاه کنید؛ شما می توانید در زندگی روزمره خود، بردگی افکار، بردگی آرزوها و بردگی عادات را مشاهده کنید. اگر این ها را تسخیر کنید و از بردگی خویشتن دست بکشید هیچ انسانی قدرت تسلط بر شما را نخواهد داشت.
– جیمز آلن

مقصر دانستن دیگران آسان است: این که شما نمی توانید به یک رژیم غذایی پایبند باشید تقصیر شما نیست! به این دلیل است که دوستانتان دائماً شما را وسوسه می کنند تا چیزی برای خوردن با آنها بگیرید!

این که نمی توانید امور مالی خود را کنترل کنید تقصیر شما نیست! این شرکت های فریبکار هستند که پول زیادی صرف تبلیغات می کنند و شما قادر به تغییر زندگی خود نیستید. این که شما فاقد اراده برای ورزش هستید تقصیر شما نیست! مردم همیشه چیزی از شما می خواهند و شما هرگز وقت لازم برای ایجاد این عادت سالم را ندارید.

واقعیت تلخ است. در حالی که شرایط خارجی می توانند بر شما تأثیر بگذارند، اما اینکه چه چیزهایی زندگی را کنترل می کنند یا نه فقط به شما بستگی دارد. دقیقاً همانطور که جیمز آلن گفت، هنگامی که به تسلط بر خود برسید، هیچ فرد (و هیچ چیز) قدرت بردگی شما را نخواهد داشت.

دفعه بعدی که عدم انضباط خود را به عامل بیرونی نسبت دادید، دوباره فکر کنید. آیا فردی که در کنار شما شکلات می خورد آنچه را در دهان خود قرار می دهید را کنترل می کند یا شما با اراده خودتان شکلات را می خورید؟

روز ۶ :ابر انسانها

زندگی می تواند بسیار وسیع تر باشد اگر شما واقعیت ساده ای را کشف کنید: همه چیز در اطراف شما که آن را زندگی می نامید توسط افرادی ساخته شده است که هوشمندتر از شما نبوده اند. شما می توانید زندگی را تغییر دهید، می توانید بر آن تأثیر بگذارید، می توانید وسایلی برای خود بسازید که دیگران از آن استفاده کنند.

– استیو جابز

 

علی رغم وجود فیلم های مربوط به ابر انسانها، آنها واقعاً وجود ندارند. خبر تکان دهنده ای است. هیچ کس – از جمله بزرگترین نوابغ جهان – یک انسان فوق بشری نبوده، نیست و یا نخواهد بود.
با نگاه کردن به دستاوردهای افرادی که دنیای اطراف شما را تغییر می دهند، ناگهان واقعیت مذکور به آسانی فراموش می شود. به هر حال، آنها بسیار عالی به نظر میرسند – بسیار سازنده، باهوش، زیبا، خلاق، دارای پشتکار، قوی … و لیست ویژگیهای برتر ادامه دارد.

اما در پشت صحنه، همه افراد در گوشه ای از زندگی خود در حال مبارزه هستند. من نویسنده چندین کتاب در مورد نظم و انضباط شخصی هستم، اما به این معنی نیست که هرگز با کنترل خود مبارزه نمی کنم. من با مشکلات مشابه هر فرد دیگری روبرو هستم و تنها تفاوت در این است که من کشف کرده ام که چگونه برخی از آنها را کمی موثرتر اداره می کنم. من سهم کافی از شکستها را داشته ام، خودم را قادر به مقاومت در برابر برخی وسوسه ها نمی دانم، و برخی از اهداف بلند مدت را به خطر می اندازم زیرا در مقابل جذابیتهای فوری تسلیم شدم.

این وضعیت انسان است. افرادی که به نظر شما بسیار موفق هستند، تفاوت چندانی با شما ندارند. بسیاری از آنها در گذشته از اراده کمتری نسبت به شما در حال حاضر برخوردار بودند و ممکن است بسیاری از آنها از یک جنبه نظم بیشتری داشته باشند اما از جنبه دیگر نظم کمتری دارند.

تبدیل شدن به شخصی با نظم و انضباط در اختیار همه است. برای توسعه خویشتن داری نیازی به برنده شدن در قرعه کشی ژنتیک یا عضویت در یک باشگاه معروف نیستید – و نه شما و نه هر کس دیگری هرگز به تسلط دائمی و بدون نقص بر تمام جنبه های زندگی دست نخواهید یافت. آن را بپذیر و خودت را نیز بپذیر.

روز ۷ :فقر و انضباط شخصی

تحقیقات نشان داده است که استرس اقتصادی سبب کاهش شناخت ما از اطرافمان می شود. نگرانی در مورد صورتحساب ها، خورد و خوراک یا سایر مشکلات مالی، ظرفیت کمتری برای پیش بینی یا اعمال نظم و انضباط در ما باقی می گذارد. بنابراین، فقر نوعی مالیات روحی است.

– نیکلاس کریستف

استرس مالی (یا به همین دلیل، انواع استرس) توانایی شما را برای به تأخیر انداختن رضایتمندی کاهش می دهد. در نتیجه، در افراد فقیر مقاومت در برابر وسوسه ها سخت تر می شوند. در پایان، آنها در یک چرخه معیوب گیر می افتند، آنها نمی توانند از فقر فرار کنند زیرا این، فشار روانی مداوم تحمیل می کند و آنها را به سمت تصمیم گیری های بد سوق می دهد. نه تنها از نظر مالی، بلکه همچنین در مورد کسانی که به سلامت آنها مربوط می شوند از جمله روابط و آینده.

آیا این بدان معناست که اگر از نظر مالی در تلاش هستید، زندگی بدی دارید؟ این طور نیست. به عهده گرفتن مسئولیت شخصی و آگاهی یافتن از منشأ مشکل می تواند به شما کمک کند تا پیش بروید و شرایط خود را پشت سر بگذارید.

راه اندازی یکی از مشاغلم سبب بدهکاری من شد. این مشکل سبب ایجاد فشار روانی بی نظیری بر من شد. هر کاری می کردم، همیشه در ذهنم این فکر وجود داشت که چگونه بدهی ام را پس بدهم. این تجربه به من فهماند با آنکه می گویند پول خوشبختی نمی آورد، اگر سرمایه حداقل چند ماهه ای به عنوان پس انداز در بانک نگهداری شود، به معنای تفاوت بین زندگی نسبتاً بدون استرس و ترس روحی شکننده است که می تواند هزینه فوری و مهمی را پوشش دهد.

اگر با امور مالی دست و پنجه نرم می کنید، بهتر است هر چه سریع تر پرداخت بدهی و ایجاد صندوق اضطراری با حداقل سه تا شش ماه هزینه های اساسی زندگی را در اولویت های خود قرار دهید. این کار علاوه بر بهبود سلامت مالی، به طور چشمگیری استرس را کاهش می دهد و توانایی شما برای به تأخیر انداختن رضایت و انتخاب های بهینه و به نفع آینده را تقویت می کند.

روز ۸: ضروریات غیرضروری

اپیکور می خواست چیزهایی را که فکر می کرد به آنها نیاز دارد را بررسی کند تا بتواند تعیین کند که بدون کدام یک از آنها می تواند زندگی کند. او فهمید که در بسیاری از موارد، ما برای بدست آوردن چیزی سخت کار می کنیم زیرا اطمینان داریم که بدون آن بدبخت خواهیم شد. مشکل این است که ما می توانیم بدون برخی از آنها کاملاً خوب زندگی کنیم، اما اگر سعی نکنیم بدون آنها زندگی کنیم نمیدانیم که کدامها ضروری هستند.
– ویلیام بی. ایروین

اپیکوروس، فیلسوف یونان باستان، اگر می خواست فلسفه خود را گسترش دهد، در دوران معاصر با انبوهی از گزینه ها مواجه می شد. ما در جهانی زندگی می کنیم که شما احساس می کنید لیاقت داشتن تجملاتی را دارید. در واقع، آنها نه تجملات بلکه ضروریات هم محسوب نمی شوند زیرا اکثر مردم به اشتباه فکر می کنند بدون آنها نمی توانند زندگی کنند.

مشکل اشتباه در تشخیص ضروریات برای تجملات این است که در صورتیکه فقط برای رسیدن به آنها باید کار زیادی انجام دهید، دیگر نمی توانید انضباط شخصی قدرتمندی ایجاد کنید.

شخصی که معتقد است برای دریافت کالری کمتر باید همبرگر، پیتزا یا نان بخورد، چگونه می تواند لاغر شود؟ چگونه ممکن است فردی که فکر می کند اجاره یک اتومبیل جدید برای دو سال ضروری است، انضباط شخصی کافی را برای صرفه جویی در هزینه و “محروم کردن” خود از آنچه که یک نیاز اساسی انسانی است، اعمال کند؟

در دوره های خاصی از زندگی خود بدون اینکه چیزی را ضروری بدانید زندگی کنید. این کار چند مزیت مهم دارد:

  • اول: شما داوطلبانه خود را در موقعیت ناخوشایندی قرار خواهید داد که به شما کمک می کند تا منطقه راحتی خود را گسترش دهید و انعطاف پذیری ذهنی خود را توسعه دهید.
  • دوم، شما خواهید فهمید که آیا واقعاً به این چیز در زندگی خود نیاز دارید یا خیر و اگر متوجه شوید که آن چیز ضروری نیست، این فکر برای شما فراهم می کند که چند چیز دیگر در زندگی شما هستند که به اندازه تصور شما مهم نیستند.

سپس این فرایند می تواند به شما کمک کند چیزهای غیر ضروری را از زندگی خود حذف کنید و منابع لازم برای تمرکز بر آنچه مهم است را آزاد کنید. سرانجام، شما توانایی خود را برای احساس خوشبختی با ضروریات کمتر افزایش خواهید داد از جمله خوشحال بودن در شرایطی که از وجود چیزی ضروری بی بهره هستید.

برای مطالعه ادامه مطلب تلگرام دستیار من را دنبال کنید…

خلاصه کتاب: ۲۱ روش عالی برای مدیریت زمان و دو برابر کردن بهره وری

برای شنیدن متن کامل هر درس در تلگرام، روی عنوان هر درس کلیک کنید.

زمانتان را مدیریت کنید و کارایی تان را دو برابر کنید

در وصف همه افراد موفق می گویند که بسیار منظم هستند و میدیریت زمان خوبی دارند خوشبختانه مهارتهای مدیریت زمان با تمرین و تکرار قابل یادگیری هستند.شما میتوانید با به کار بستن مفاهیمی که در آستانه یادگیریشان هستید، یکی از پر بار ترین افراد در رشته خودتان بشوید.

برایان تریسی دراین زمینه صاحب نظر است. او بدون دیپلم از دبیرستان شروع کرد و با کارش خود را بالا کشید تا مدیر اجرایی یک شرکت ۲۶۵ میلیون دلاری شد. تریسی بیش از ۲۰ سال به مطالعه مدیریت زمان پراخت. او در این زمینه ها دهها کتاب خواند در سمینارهای بی شماری شرکت کرد، از برنامه ریزهای زمانی استفاده کرد و به برنامه های آموزشی صوتی گوش داد.

او در نهایت سیستم مدیریت زمان خودش را سازمان داده و آنرا به هزاران نفر در سراسر دنیا اموزش داد. آنچه میشنوید بیست و یکی از بزرگترین ایده ها در باره کارایی شخصی است که تا به حال کشف شده است . این ایده ها میتوانند زندگی شما را متحول کند.

درس اول: تصمیم بگیرید

هر تغییر مثبتی در زندگی با یک تصمیم واضح و صریح شروع می شه. تصمیم بگیرید که از طریق همین مجموعه ۲۱ قسمتی، در مدیریت زمان ماهر بشید و اصولی رو که به مرور با هم یاد می گیریم به خوبی در زندگی تون بکار بگیرید. در دفترتون بخشی رو برای تمرینات این کتاب جدا کنید و بعد از شنیدن هر درس اون تمرینات رو انجام بدید.

برای درس اول در دفترتون بنویسید که چه تصمیماتی باید بگیرید تا در مسیر رسیدن به رأس رشته کاری تون قرار بگیرید؟ چه کارهایی رو باید شروع کنید و از انجام چه کارهایی باید دست بکشید؟

طی مرور و انجام تمرین های درس های این کتاب، هر جا سوال، نکته یا تجربه ای مرتبط براتون پیش اومد، در بخش کامنت های مرتبط با فایل یا در کلوپ دستیار من مطرح کنید.

درس دوم: برای خودتان اهداف و مقاصد روشنی ایجاد کنید

موفقیت فقط به ۲ چیز نیاز داره: اول اینکه دقیقاً مشخص کنید چه می خواهید. دوم اینکه بدونید به دست آوردنش چه بهایی داره و تصمیم بگیرید اون بها رو پرداخت کنید.

فرمول ۷ قدمی رسیدن به موفقیت:

  1. در هر بخش از زندگی، چیزی رو که می خواهید رو دقیقاً مشخص کنید.
  2. اون رو به وضوح و با جزئیات بنویسید.
  3. برای رسیدن هدفتون مهلت تعیین کنید.
  4. لیست تمام کارهایی که برای رسیدن به هدفتون لازم است انجام دهید رو بنویسید.
  5. لیستتون را در غالب یک برنامه مرتب کنید.
  6. برای عملی کردن برنامه تون اقدامی بکنید.
  7. هر روز کاری بکنید که شما را به سوی مهمترین هدفتون در اون زمان پیش ببره.

تمرین:

برای درس دوم یک برگ کاغذ بردارید و ۱۰ هدفی که می خواهید در ۱۲ ماه آینده به اون برسید رو یادداشت کنید. بعد مهترین هدف لیست رو انتخاب کنید و اون رو بالای یک صفحه دیگه بنویسید و براش مهلت تعیین کنید. برای عملی کردن برنامه تون هر روز کاری بکنید.

درس سوم: برای هر روز از قبل برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی روزانه برای اینکه کارایی تونو دو برابر کنید، کاملا ضروری یه. همه افراد موفق برای برنامه ریزی کارهاشون از قبل وقت زیادی صرف می کنند.

قانون ۱۰/۹۰ می گه ۱۰ درصد اول زمانی که قبل از شروع کار برای برنامه ریزی صرف می کنید، باعث صرفه جویی در ۹۰ درصد زمان لازم برای انجام اون کارها می شه.

تمرین:

لیست اهداف بلند مدتتون رو بنویسید. ابتدای هر ماه لیست اهداف ماهانه تهیه کنید و بعد، اون رو به لیست های هفتگی تقسیم کنید. مشخص کنید کارهای این ماه رو چه زمانی شروع و تکمیل می کنید و در نهایت شب قبل هر روز، لیست اهداف روزانه روز بعد رو تنظیم کنید.

درس چهارم: از روش الف، ب، پ، ت، ث برای اولویت گذاری استفاده کنید

کلید دو برابر کردن کارایی تون در هر ضمینه ای از کار یا در هر زمان از عمرتون اینه که مهمترین وظیفه تون رو انتخاب کنید و بعد خودتون رو منضبط کنید که روی اون وظیفه کار کنید تا تموم بشه. تمام مدیریت زمان حول این موضوع می گرده که به شما کمک کنه مهمترین کاری رو که می تونید انجام بدید رو قبل ار شروع در ذهنتون روشن کنید. کار مهم چیزی یه که اگر انجام بشه یا نشه پیامدهای بزرگی خواهد داشت.

تمرین:

لیست کارهاتون رو بنویسید و کنار هر کدوم از اونها نسبت به اهمیت اون یکی از حروف الف تا ث (ABCDE) رو قرار بدید. قانون اینه که تا وقتی یک کار الف انجام نشده، سراغ کار ب نرید و تا یک مورد ب انجام نشده سراغ یک مورد پ. کارهایی که می تونید به دیگران بسپارید رو به دیگران تفویض کنید تا وقتتون برای کارهای الف آزاد بشه. موارد ث رو کنار بزارید. بعد از اون کارهای الف رو به ترتیب اهمیت با قراردادن ۱ ۲ ۳ اولویت بندی کنید. کارها رو با انضباط از الف ۱ شروع کنید.

درس پنجم: کار فوری را از کار مهم تفکیک کنید

کارهای روزانه رو می شه به ۴ دسته تقسیم کرد:

  1. دسته فوری و مهم.
  2. مهم و غیر فوری.
  3. فوری و غیر مهم.
  4. نه مهم و نه فوری.

تمرین:

کلید دو برابر کردن بهره وری تون اینه که زمان بیشتری رو صرف دسته اول، فوری و مهم کنید و بعد به فعالیت های دسته دوم، مهم و غیر فوری بپردازید. و کارهای دسته ۴، نه مهم و نه فوری رو فراموش کنید. همیشه به نتایج بلند مدت کارهاتون فکر کنید.

درس ششم: قانون کارایی به اجبار را به‌کار بگیرید

این قانون می گه هیچ وقت برای تمام کارها وقت کافی نیست. اما همیشه برای انجام مهترین کارها وقت کافی هست. هر وقت که اجبار داشته باشید یک کار مهم رو انجام بدید، سرتون رو پایین می اندازید و کار رو قبل از رسیدن به مهلتش تمام می کنید.

تمرین:

این چهار سوال رو برای افزایش بهره وری از خودتون بپرسید:

۱. قبل از شروع کار بپرسید با ارزش ترین استفاده از وقت من چیه؟
۲. از خودتون بپرسید من رو دقیقا برای انجام چه کاری استخدام کرده اند؟
۳. چه کاری رو می تونید انجام بدید که اگر درست انجام بشه می تونه یک تغییر مثبت ایجاد کنه؟
۴. در این لحظه ارزشمندترین استفاده من از وقت چیه؟

درس هفتم: قانون ۸۰/۲۰ را به‌کار بگیرید

قانون ۸۰/۲۰ یا اصل پارتو یکی از قدرتمند ترین اصول مدیریت زمانه. این قانون می گه ۲۰ درصد کارهایی که انجام می دید، حداقل ۸۰ درصد ارزش همه کارهایی که می کنید رو ایجاد می کنه. اگر ۱۰ کاری که در یک روز انجام می دید رو لیست کنید، ۲ تا از اونها با ارزش تر از مجموع همه موارد دیگه می شن. هدف شما در اینجا بایستی تمرکز آگاهانه روی این ۲۰ درصد باشه.

تمرین:

از اونجایی که نمی تونید تمام کارهاتون رو انجام بدید، تنبلی سازنده داشته باشید. این یعنی در انجام کارهای ۸۰ درصدی که ارزش کمتری برای زندگی و اهدافتون دارند تنبلی کنید و نه در کارهای با ارزش ۲۰ درصدی تون. هنگام برنامه ریزی مشخص کنید کدوم کارها جزو ۲۰ درصد هستند و به روی اون ها متمرکز باشید.

درس هشتم: در اوج انرژی‌تان کار کنید

کارایی بالا نیاز به سطوح بالای انرژی جسمی ذهنی و احساسی داره. برای ایجاد و حفظ سطوح بالای انرژی، باید تغذیه مناسب، استراحت مناسب و ورزش مناسب داشته باشید. یک رابطه مستقیم بین سلامت جسمی و انرژی از یک طرف و میزان بالای کارایی از طرف دیگه وجود داره.

تمرین:

هر شب حداقل ۷ تا ۸ ساعت بخوابید. هر هفته حداقل یک روز کامل کار نکنید و به استراحت بپردازید. ساعاتی که در اون بیشترین هوشیاری دارید رو مشخص کنید و کارهای خلاقانه و سخت رو در اون ساعات و در اوج انرژی تون انجام بدید.

درس نهم: در فعالیت های کلیدی‌تان یکباره کاری کنید

یکباره کاری یا تمرکز کامل روی یک کار، از همون روز اول که شروع به اجراش می کنید، کارایی شما رو تا ۵۰ درصد یا بیشتر بالا می بره. بکارگیری این تکنیک باعث موفقیت آندره کارنگی شد. یادتون باشه ۲ کلید موفقیت عبارتند از تمرکز و حواس جمعی. توانایی شما برای اینکه بدون حواس پرتی روی یک کار متمرکز بمونید، بیشتر از هر عادت دیگه ای باعث موفقیت شما می شه.

تمرین:

همه کارهایی که باید انجام دهید رو لیست کنید، مهمترین مورد در لیستتون رو انتخاب کنید که با ارزش ترین استفاده از وقتتونه، بعد شروع به کار روی اون مهمترین کار کرده و خودتونو منضبط کنید تا کامل شدن ۱۰۰ درصدی سر اون کار بمونید.

درس دهم: قورباغه را بخورید!

قورباغه شما بزرگترین، زشت ترین، سخت ترین و چالش برانگیزترین و در عین حال مهمترین کاری یه که باید در اون روز انجام بدید. کارهایی که می تونن بزرگترین تغییرات رو در حرفه یا زندگی تون بوجود بیارن بلااستثناء کارهای بزرگ و سختی هستند که بیشتر از همه در انجامشون تنبلی می کنید.

تمرین:

تمام کارهای روز بعد رو شب قبل لیست کنید. با استفاده از روش الف، ب، پ، ت، ث فهرست رو الویت بندی کنید. فردا کار الف، یعنی مهمترین کار رو وسط میز گذاشته و خودتون رو منضبط کنید قبل هر کاری اون کار رو انجام بدید و روش متمرکز بمونید تا تموم بشه.

درس یازدهم: محیط کارتان را مرتب کنید

افراد بسیار کارا روی یک میز کار تمیز کار می کنند. امروزه حداقل ۳۰ درصد زمان کاری صرف گشتن به دنبال چیزی می شه که سرجاش نیست. هر وقت شک داشتی چیکارش کنی، بیندازش دور! آشغال جمع کنی از فقر کودکی ریشه می گیره! محیط کارتون رو تمیز نگه دارید و در هر زمان فقط یک چیز رو جلوی خودتون قرار بدید.

تمرین:

برای تمام کاغذهاتون از فرمول ب الف ع ب استفاده کنید:

  • بیندازید: چیزهای غیرلازم مثل تبلیغات پستی و اشتراکات نالازم رو قبل از اینکه مجبور به خوندنش بشید دور بیندازید.
  • ارجاع: کارهایی که دیگران باید به اون رسیدگی کنن رو به دیگران ارجاع دهید.
  • عمل: از یک پوشه عمل استفاده کنید که در اون کارهایی رو قرار می دید که در آینده باید به اون ها رسیدگی کنید.
  • بایگانی: کاغذ ها و مدارکی که ممکنه بعدها به اونها احتیاج داشته باشید.

درس دوازدهم: از زمان سفر استفاده سازنده کنید

هر شخصی به‌طور متوسط هر سال بین ۵۰۰ تا ۱۰۰۰ ساعت در ماشینش می نشینه. این زمان مساوی یک تا دو ترم دانشگاهی تمام وقته. شما فقط با گوش دادن به برنامه های آموزشی صوتی هنگام رانندگی می تونید معادل ارزش آموزشی تحصیل تمام وقت در دانشگاه رو کسب کنید. ماشینتون رو تبدیل به یک دانشگاه متحرک کنید.

تمرین:

تصمیم بگیرید که از امروز به بعد ماشینتون هیچ وقت بدون پخش یک برنامه آموزشی حرکت نکنه. قبل سفر برای سفرتون برنامه ریزی کنید. با دقت وسایل سفر رو بردارید تا مطمئن بشید برای تبدیل اون به یک سفر با ارزش، همه چیزهای لازم رو دارید. بجای گوش کردن به رادیو، ماشینتون رو به یک کلاس درس متحرک تبدیل کنید.

درس سیزدهم: در کارهای کلیدی تان بهتر شوید

هر چه در کارهای مهمتون بهتر بشید، وقت کمتری می برید تا اون ها رو به همون خوبی و یا بهتر از قبل انجام بدید. این کار تاثیر شگرفی روی بهره وری و درآمد شما داره.

تمرین:

از خودتون بپرسید کدام مهارته که اگر در خودتون ایجادش کنید و پیوسته به نحو عالی به کار بگیرید، بزرگترین تاثیر مثبت رو بر حرفه تون می زاره؟ وقتی این مهارت کلیدی رو شناسایی کردید اون رو بنویسید، براش مهلت تعیین کنید و بلافاصله اقدام کنید. تا از نتایج شگرف این اصل مدیریت زمان در دگرگون کردن زندگی تون بهره مند بشید.

درس چهاردهم: بی وقفه کار کنید

در خودتون احساس اضطرار و ضرب آهنگ سریع و میل به عمل ایجاد کنید. سرعت بگیرید. همین حالا انجامش بدید. امروزه نیاز شگفت انگیزی به سرعت وجود داره و کسانی که کارها رو سریع و خوب انجام می دن نسبت به افراد کندتر، بهتر، ارزشمندتر و تواناتر به حساب می یان.

تمرین:

سریع تصمیم بگیرید. هر کاری که انجام اون کمتر از ۲ دقیقه طول می کشه رو همون لحظه و بدون برنامه ریزی براش انجام بدید. وقتی نیاز یا فرصتی پیش می یاد سرعت به خرج بدید و کاری بکنید که به سرعت و قابل اطمینان بودن شهرت پیدا کنید. این کار می تونه بیشتر از حد تصورتون درها رو به روتون باز کنه و فرصت های بیشتری رو در اختیارتون قرا رمی ده که کارهای بیشتری رو سریع و خوب انجام بدید.

درس پانزدهم: کارتان را باز مهندسی کنید

بیشتر فرآیندهای کاری و مشاغل امروز کارهای چند مرحله ای هستند که بایستی به ترتیب انجام بگیرند. این در حالی یه که به مرور زمان تعدادی از این مراحل کم باز ده، غیر ضروری و بیهوده می شن. اما در هر حال به میزان زمان انجام اون کار اضافه می کنن.

تمرین:

هر کار بزرگی که قراره انجام بدید رو بردارید و تمام مراحل اجرایی اون رو بنویسید. بعد هدفتون این باشه تا تعداد این مراحل رو تا ۳۰ درصد کاهش بدید. به دنبال راه هایی باشید تا چند مرحله رو یکی کنید یا مراحلی که دیگه لازم نیستند رو حذف کنید. همیشه از خود بپرسید چرا این کار رو به این روش انجام می دم و آیا می تونه روش بهتری برای انجام این کار باشه؟

درس شانزدهم: خودتان را هر سال بازآفرینی کنید

ما در دوران بزرگترین تغییرات در تاریخ بشریت زندگی می کنیم. اوضاع در همه زمینه ها و در همه جهات اونقدر سریع تغییر می کنه که باید دائماً در حال بازسازی و باز آفرینی خودتون و زندگی تون باشید.

تمرین:

حداقل سالی یکبار عقب بیاستید و به تمام جنبه های زندگی تون نگاه کنید تا معلوم کنید آیا این چیزیه که می خواهید ادامه اش بدید یا نه. تصور کنید باید همه چیز رو از ابتدا شروع کنید. چه چیزی رو بلافاصله شروع می کردید و چه چیزی رو اصلاً شروع نمی کردید؟ تصور کنید کارتون رو دارید از اول شروع می کنید و می تونید به هر جهتی برید و عملاً هر کاری بکنید، چه کاری رو انتخاب می کردید؟ وقتی بصورت منظم عقب بیاستید و از این دیدگاه ها به زندگی تون نگاه کنید، شروع می کنید به دیدن انواع و اقسام فرصت ها برای تغییر کاری که می کردید. این کلید واقعی افزایش کارایی تونه.

درس هفدهم: دائماً به تفکر از صفر بپردازید

وقتی به وقت اندوز ها و وقت تلف کن ها فکر می کنید، معمولاً مزاحمت های غیر منتظره یا تماس های تلفنی به فکرتون می رسه. اما بزرگترین وقت تلف کن شما اینه که به پیگیری یک کار، شغل، حرفه یا رابطه ادامه بدید که براتون نامناسبه. خیلی افراد با انجام کاری که واقعاً دوست ندارند یا از اون لذت نمی برن، سال های زیادی از زندگی شونو تلف می کنن. بعد در سی و چند سالگی مجبور می شن در یک شغل کاملاً جدید دوباره از اول شروع کنن.

تمرین:

مرتب از خودتون بپرسید آیا چیزی در زندگی من هست که اگر قرار بود اون رو از اول شروع کنم با دانستن چیزهایی که الان می دونم دوباره اون کار رو نمی کردم؟ کدوم یک از کارهایی که امروز مشغولش هستید، رابطه هایی که امروز دارید یا سرمایه گذاری هایی که کردید رو اگر می خواستید تازه اون رو شروع کنید با دونستن چیزهایی که امروز می دونید اون کارها رو نمی کردید؟ اگر موردی هست، سوال بعد اینه که چطور از این موقعیت بیرون بیام؟ هر شرایطی اگر ناراحت کننده باشه احتمالاً تغییر نخواهد کرد و با گذشت زمان بدتر هم خواهد شد. آیا جرأت و اراده کافی دارید که با زندگی تون صادقانه و همونطوریکه واقعاً هست روبرو بشید؟

درس هجدهم: تأخرها را دقیقاً تعیین کنید

همه ما تعیین تقدم یعنی مشخص کردن کارهایی که بیشتر و سریعتر انجام می دیم به گوشمون خورده، اما تأخر چیزهایی هستند که اگر هم انجام بشن، کمتر و دیرتر انجام می دیم. واقعیت اینه که شما الان هم دارید زیر سنگینی کارها و زمان ناکافی له می شید، بنابراین برای انجام یک کار جدید یا متفاوت، باید یک کار که الان انجام می دید رو متوقف کنید. برای این کار بایستی تأخرها یا کارهایی که دیگه به اندازه سایر کارها اهمیت ندارن رو بصورت حساب شده تعیین کنید.

تمرین:

به زندگی و کارتون نگاه کنید. از انجام چه کارهایی باید دست بکشید تا بتونید به اندازه کافی زمان خالی کنید تا بیشتر کارهایی رو انجام بدید که باید وقت بیشتری براشون بزارید؟ فقط به اندازه ای که می تونید فعالیت های کم ارزشتون رو متوقف کنید می تونید زندگی تونو تحت کنترل داشته باشید.

درس نوزدهم: زندگی تان را متعادل نگه دارید

علت اینکه کار می کنید اینه که به اندازه کافی پول دربیارید تا از خانواده تون، سلامتی تون و بخش های مهم زندگی شخصی تون لذت ببرید. تا با همسر و فرزندانتون روابط شاد سالم و همراه با آرامش داشته باشید.

متاسفانه اکثر افراد این کار رو وارونه انجام می دن. اونقدر مشغول کارشون می شن که اصلاً یادشون می ره که از اول برای چی می خواستن در کارشون موفق بشن. یادتون باشه حداقل ۸۵ درصد موفقیت شما در زندگی از روابط خوبتون با دیگران می یاد. فقط ۱۵ درصد خوشبختی شما از موفقیت های کاری تون می یاد. بنابراین باید زندگی تون متعادل نگه دارید.

تمرین:

کلیدهای تعادل ساده اند. آرامش خاطر، خوشبختی و زندگی خانوادگی تون رو بزرگترین هدف هاتون بدونید و بقیه زندگی تون رو حول اون ها تنظیم کنید. برای مقاطع زمانی بودن با خانواده تون برنامه ریزی کنید. برای شب ها، آخر هفته ها و مسافرت آخر هفته وقت بگذارید.

فرمول تعادل: در خانه کمیت زمانی که صرف می کنید مهمه و در کار، کیفیت زمانی که صرف می کنید.

درس بیستم: برای هر پروژه ای به دقت برنامه ریزی کنید

پروژه به صورت کاری شامل چند فعالیت تعریف می شه و احتیاج به قدم های متعدد داره که از ابتدا تا انتها کامل بشه. از این دیدگاه، شما در تمام دوران کاری تون یک مدیر پروژه هستید. موفقیت شما در زندگی، درآمدتون و قابلیت ترفیعتون تا حد زیادی بستگی به توانایی شما در کامل کردن کارهای شامل چند فعالیت داره.

تمرین:

برای شروع هر پروژه، نتیجه نهایی ایده ال رو تعریف کنید. تک تک گام های پروژه رو فهرست کنید. فهرست رو بر اساس اولویت وتوالی مرتب کنید. بعد، برای هر بخشی از کار مشخص کنید چه کسی و تا چه مدت زمانی بایستی اون کار رو انجام بده. اجرای پروژه رو به دقت تحت نظر داشته باشید.

درس بیست و یکم: شدیداً عملگرا باشید

امروزه همه عجله دارند و فوق العاده بی صبر هستند. فرد با کارایی بالا، بدون تمایل به حرف زدن بیش از حد درباره کار، دائماً در جنب و جوشه و دست به کار می شه تا اون رو به نتیجه برسونه. شما برای کسب نتیجه، پول می گیرید. نتایج هستند که اهمیت دارند و برای کسب نتایج باید شدیداً عملگرا باشید. هر چه سریعتر حرکت کنید احساس بهتری خواهید داشت، کار بیشتری انجام خواهید داد، انرژی بیشتری خواهید داشت، بیشتر یاد می گیرید، نتیجه بیشتری کسب می کنید، بیشتر پول در می آورید و سریعتر ترفیع می گیرید.

تمرین:

خلاصه فرمول ساده ۲۱ روش عالی برای مدیریت زمان و دوبرابر کردن کارایی:

  1. تعیین کنید خواسته هاتون دقیقاً چه هدفها و مقصودهایی است.
  2. همه کارهایی رو که امروز باید بکنید تا شما رو به سوی دست یابی به هدف ها و مقصودهاتون ببره فهرست کنید.
  3. فهرست هاتونو بر مبنای اولویت مرتب کنید و فعالیت های الف یک یا مهم ترین فعالیت هاتونو انتخاب کنید.
  4. بلافاصله با فعالیت های شماره یک تون شروع کنید و خودتون رو منضبط کنید با تمرکز کامل به اون بپردازید تا ۱۰۰ درصد تمام بشه.
  5. برای خودتون این کلمات فوق العاده رو تکرار کنید: همین حالا انجامش بده! همین حالا انجامش بده!

خلاصه مقاله: شش روش مدیران برتر برای شکست به تعویق اندازی کارها

فهرست کارهایتان را منظم کنید

برای تهیۀ فهرست کارهای روزانۀ خود از قانون ۱-۳-۵ بهره ببرید:

هر روز برای خود ۹ هدف تعیین کنید.

  • یک هدف بزرگ
  • سه هدف متوسط
  • پنج هدف کوچک

فهرست کارهایتان را فقط معطوف به تحقق همان اهداف کنید.

این کار باعث می‌شود از گیر افتادن در گرداب کارهای بی‌پایان نجات پیدا کنید و کمک می‌کند روی اهداف خود متمرکز شوید.

عادت‌های خوب «دو دقیقه‌ای» بسازید

«عادت‌های دو دقیقه‌ای» از دو بخش تشکیل شده اند.

نخست، اگر کاری کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد، آن را همین الان انجام دهید. دوم، برای خودتان عادت‌های دو دقیقه‌ای بسازید. قاعدۀ این قانون این است: وقتی یک عادت جدید را در خود شکل می‌دهید، انجام آن باید کمتر از دو دقیقه طول بکشد. این کار برای آن است که عادت‌های شما را تا حد ممکن آسان کند.

امروز به سه «عادت دو دقیقه‌ای» فکر کنید که دروازۀ رسیدن شما به اهدافتان هستند.

کارهایتان را دسته‌بندی کنید

عادت کردن به ریتم انجام یک کار بسیار زمان‌بر است. به‌جای اینکه به‌طور مداوم کاری را شروع و تمام کنید، بهتر است با دسته‌بندی کارهای مشابه نظم ایجاد کنید.

با این کار، از وقفه‌های بی‌مورد و تأخیر در کارها در امان می‌مانید.

یک بازۀ زمانی کوتاه تنظیم کنید

اگر تمایل ندارید کاری را انجام دهید، با خودتان قرار بگذارید دست‌کم پنج دقیقه از آن را انجام دهید.» این حرف را کوین سیستروم، از مؤسسان اینستاگرام می‌گوید. «پنج دقیقۀ اول که گذشت، می‌بینید کار را تا آخر ادامه داده‌اید.»

شروع کردن یک کار، ولو برای یک بازۀ زمانی کوتاه، کمک می‌کند اهداف بزرگ را تبدیل به گام‌های کوچک کنید.

کار خود را با فکر کردن به شروع مرحلۀ بعدی به پایان برسانید

به‌جای اینکه کارتان را بی‌برنامه تمام کنید، اطمینان حاصل کنید در مرحله‌ای هستید که برای شروع گام بعدی به اندازۀ کافی انگیزه دارید.

  • پیش از آنکه وظایف آن روزتان را تمام کنید، در ذهن خود پرسش‌هایی بسازید. از خودتان بپرسید: اگر قرار باشد کار را ادامه بدهم، گام بعدی‌ام چه خواهد بود؟
  • آن پرسش‌ها و گام‌های بعدی را روی کاغذ یادداشت کنید.
  • مشخص کنید در مرحلۀ بعدی اولین کاری که باید انجام دهید چیست. این کار به شما کمک می‌کند روز بعدی را سریع‌تر شروع کنید.

اهمال کاری را در آغوش بکشید!

پذیرش اهمال کاری فشاری ساختگی به شما وارد می‌کند که شما را برای مواجهه با فشارهای واقعی در کار آماده می‌کند. باید یاد بگیرید تأخیرها را اولویت‌بندی کنید.

وقتی کاری را در دقیقۀ نود انجام دهید، فرصتی برای فراموش کردن چیزی یا دوره کردن مطلب ندارید. دانسته‌هایتان و فشاری که رویتان قرار دارد تازه است، بنابراین کار را سریع‌تر از آن انجام می‌دهید که اگر وقت داشتید انجام می‌دادید.

 

منبع: entrepreneur.com

خلاصه مقاله: کارهای ترک کردنی / ۹ عادتی که همین الان باید کنار بگذاریم

نبایدها: عادت‌هایی که باید ترک کنیم

  • تماس‌های ناشناس را پاسخ ندهید.
  • اول صبح و آخر شب ایمیل نزنید.
  • جلساتی که برنامۀ روشنی ندارند را نپذیرید.
  • اجازه ندهید مردم با شما خیلی از این در و آن در صحبت کنند.
  • ایمیل خود مدام چک نکنید، ساعت‌های مشخصی برای آن درنظر بگیرید.
  • خود را در کار زیاد غرق نکنید. کارهایتان را اولویت‌بندی کنید.
  • بیش از حد با مشتریان کم سود ده و با هزینه نگهداری بالا ارتباط برقرار نکنید.
  • هر روز هفته و هر بیست‌وچهار ساعت روز گوشی هوشمند خود را همراه خود نداشته باشید.
  • انتظار نداشته باشید کار برایتان خلائی را پر کند که روابط و فعالیت‌های غیرکاری پر نمی‌کند.

جلساتی با برنامۀ نامشخص

اگر نتیجۀ دلخواه به‌روشنی مشخص باشد، هدف واضح و برنامه‌ای شامل موضوعات و پرسش‌های مرتبط داشته باشد، نباید بیش از سی دقیقه به‌طول بیانجامد.

از ابتدا چنین چیزی را از طرف مقابل بخواهید تا بتوانید پیش از جلسه آمادگی لازم را کسب کنید و از زمانی که در جلسه می‌گذرانید بیشترین بهره را ببرید.

اولویت‌بندی کارهای مهم

اگر به هر روز یک کار مهم اختصاص دهید، دیگر هیچ کاری اضطراری یا مهم تلقی نمی‌شود. بهترین واکنش به غرق شدن در کار با یک دست چند هندوانه برداشتن نیست، بی‌تردید فقط چند چیز است که می‌تواند زندگی شما را کاملاً تغییر دهد.

کار، همۀ زندگی شما نیست

انتظار نداشته باشید کار برایتان خلائی را پر کند که روابط و فعالیت‌های غیرکاری پر نمی‌کند.

همکاران شما نباید تنها دوستان شما باشند. برای زندگی‌تان برنامه‌ریزی کنید و طوری از برنامۀ خود دفاع کنید گویی یک جلسۀ ملاقات مهم کاری دارید.

 

منبه: وب سایت medium.com

خلاصه مقاله: چگونه در ۱۰ دقیقه صندوق ورودی ایمیل خود را خالی کنیم؟

بعد از تعطیلات یا تمرکمز روی کاری مهم، ایمیل های خوانده نشده ما می تواند به آسانی به بالای ۵۰ ایمیل برسد. این یک هک بهروه وری ایمیلی است که می تواند به شما کمک کند تا در ۱۰ دقیقه به Zero Inbox دست پیدا کنید.

  1. در صندوق ایمیل خود پوشه ای به نام “مرتب سازی” ایجاد کنید.
  2. موضوعی که بیشترین ایمیل های خوانده نشده شما درباره آن است را در نظر بگیرید.
  3. تمام ایمیل هایی که درباره آن موضوع هستند را انتخاب و به پوشه مرتب سازی انتقال دهید.
  4. به سراغ پوشه مرتب سازی بروید و تکلیف همه آن ایمیل ها را مشخص کنید تا اینکه دیگر هیچ ایمیلی باقی نماند.
  5. به صندوق ورودی خود برگردید و برای موضوعی دیگر قدم شماره ۲ را تکرار کنید تا صندوق ورودی شما کاملاً خالی شود.

این روش برای ایجاد تغییرات بزرگ ساده به نظر می رسد، با اینحال حمله به همه ایمیل های خوانده نشده یکی بعد از دیگری بسیار آسان تر از خواندن ایمیل ها با روشی بی ساختار است.


منبع: وب سایت dansilvestre.com

خلاصه مقاله: نیاز به یک روش ساده و موثر برای بدست گرفتن کنترل زندگی خود دارید؟ قانون یک دقیقه را امتحان کنید.

قانون یک دقیقه

طبق این قانون، اگر کاری پیش آمد که می توانستید آن را در یک دقیقه انجام دهید، مانند آویزان کردن کت، خواندن یک نامه و کنار گذاشتن آن، پر کردن یک فرم، پاسخ به یک ایمیل، قرار دادن یک ظرف در ماشین ظرفشویی و … آن را در همان لحظه انجام دهید.

از آنجایی که این کارها خیلی سریع هستند، رعایت این قانون سخت نیست اما نتیجه بزرگی بدست می آید. تحت کنترل درآوردن همه این کارهای کوچک و آزاد دهنده باعث آرامش و کمتر درگیر شدن ذهنی شما می شود.

بهره وری و اولویت ها

نکته دیگر درباره قانون یک دقیقه این است که از آنجایی که هر کاری که پیش می آید را همان لحظه انجام می دهید، دیگر نیازی به تفکر درباره اولویت بندی آن ها ندارید، بنابراین زمان بیشتری برای کارهای بزرگتر دارید.


منبع: وب سایت gretchenrubin.com

خلاصه مقاله: چگونه تمرکزمان را حفظ کنیم؟ به مغزتان تمرین دهید.

هدف متمرکز ماندن است

هدف داشتن تمرکز دائم نیست، هدف داشتن بازه های کوچک بدون حواس پرتی در هر روز است. ۲۰ دقیقه تمرکز عمیق می تواند دگرگون کننده باشد.

کارهای خلاقانه را اول انجام دهید

ما معمولاً کارهای ساده را ابتدا انجام می دهیم و کارهای سخت را در انتها. این انرژی تان را تحلیل می برد و تمرکزتان را پایین می آورد. برای اینکه بطور موثر تمرکز کنید، این ترتیب را برعکس کنید. ابتدا و اول صبح وظایفی که نیاز به خلاقیت دارند را انجام دهید و سپس به سراغ کارهای آسانتر بروید.

زمانتان را تعمدی تخصیص دهید

ما معمولاً بطور متوسط فقط ۶ ساعت در هفته توانایی تمرکز حقیقی را داریم. آن را فقط روی کارهای مهم استفاده کنید. ۹۰ درصد مردم بهترین افکارشان را بیرون از محل کار دارند. دقت کنید کجا و چه زمانی بیشترین تمرکز را دارید و سپس سخت ترین وظایفتان را در آن زمان و مکان انجام دهید.

مغزتان را مانند یک عضله تمرین دهید

ما مغزمان را تمرین داده ایم که متمرکز نباشد. با خاموش کردن همه حواس پرتی ها و تعهد به انجام همزمان فقط یک کار، تمرکز را تمرین کنید. از قدم های کوچک شروع کنید. روزی ۵ دقیقه در روز و کم کم این زمان را بزرگتر کنید.


منبع: وب سایت entrepreneur.com

۱۱ اصل بهره وری شخصی/ اصل ۲: مدیریت زمان در حقیقت مدیریت خودت است

مدیریت زمان اشتباه است! زمان تنها متغییری است که حتی قابل تاثیرگزاری نیست، چه برسد به مدیریت. استفاده صحیح از زمان بسیار سخت است، چون شما هرگز نمی توانید لحظه ای که گذشته است را بازیابی کنید.

استیون کاوی.

ما نمی توانیم زمان را مدیریت کنیم، زمان فقط می گذرد. ما همگی به یک اندازه و فقط درصد محدودی از آن را بدست می آوریم. ولی مدیریت خودمان، کاملا داستان دیگری است. وقتی می خواهید زمان را مدیریت کنید، در حال تلاش برای مدیریت چیزی هستید که هیچ کنترلی روی آن ندارید. این فقط روشی برای شکنجه خودتان است! ولی وقتی می گویید من می خواهم خودم را بهتر مدیریت کنم، خودتان را به روی مرحله جدیدی از بینش و بصیرت درونی باز می کنید.

پس منظور ما از مدیریت خودمان چیست؟

چون زمان چیزی بیرونی است، وقتی می گویید من می خوام زمانم را مدیریت کنم، شما فقط در حال فرار از مسئولیت پذیری در زندگی تان هستید. از طرفی دیگر وقتی می گویید من می خواهم خودم را مدیریت کنم، شما مسئولیت پذیری کامل برای کاری که انجام می دهید و نتایجی که بدست می آورید را می پذیرید.

مدیریت خود یعنی سعی برای کنترل کردن خودتان. و وقتی سعی می کنید خودتان را کنترل کنید متوجه می شوید کمتر از آنی که فکر می کنید روی خود کنترل دارید! معمولا افراد توانایی خود را در کنترل خود دست بالا می گیرند. برای مثال تصمیم بگیرید برای ۳۶ ساعت روزه بگیرید. هیچ چیزی نخورید.  تا چند ساعت می توانید به این چالش ادامه دهید و از آن خارج نشوید؟

یکی از مهمترین چیزهایی که به درک آن می رسیم این است که ما تقریبا شبیه ربات ها هستیم. هر روز صبح بیدار می شویم. همان کارهای تکراری روزهای قبل را انجام می دهیم. به همان افکار فکر می کنیم و همان احساسات را داریم و آنقدر این رفتار های تکراری را تکرار می کنیم تا به نقطه ای می رسیم که هیچ کار متفاوتی نمی توانیم انجام دهیم. این در حالی است که خودمان را با این فکر که اگر بخواهیم تغییر کنیم، می توانیم، فریب می دهیم.

تکنیک های زیادی برای مدیریت خودمان وجود دارد که به مرور به آن ها می پردازیم، ولی درک این نکته مهم است که بدانیم مساله اصلی مدیریت خودمان است، نه مدیریت زمان.

موانع مدیریت زمان و بهره وری: سرگرمی ها و مشغولیت های بیهوده

چالش بزرگ دیگری که ما در مسیر بهره وری، موثر بودن در زندگی و مدیریت کردن زمانمان تجربه می کنیم این است که در دنیایی زندگی می کنیم که متمایل است به سرگرم شدن و مشغولیت بجای کسب نتایج.

این مساله در تمام سطوح زندگی مان مشهود است. وقتی فیلمی نگاه می کنیم ترجیح می دهیم فیلم سرگرممان کند تا اینکه چیزی یاد بگیریم و فرد بهتری شویم. در اخبار به دنبال خبرهای هیجانی هستیم بجای اینکه واقعا متمایل باشیم بدانیم در دنیا چه می گذرد. وقتی غذا می خوریم ترجیح می دهیم حواس ما سرگرم باشند و لذت ببریم بجای اینکه واقعا بدنمان مواد مغذی را دریافت کند.

اگر قرار است رشد کنیم، زندگی ای پر از بهره وردی داشته باشیم، بتوانیم زمانمان را مدیریت کنیم و به نتایج دلخواه دست یابیم، بایسیتی جلوی حواس پرتی خودمان از هدف را توسط مقدار زیاده روی شده سرگرمی، بگیریم. بایستی برای تمرکز روی چیزهایی که به ما نتیجه می دهند خودمان را منظبت کنیم و یاد بگیریم به دنبال لذات کوتاه مدت نباشیم.