نوشته‌ها

خلاصه مقاله: شش روش مدیران برتر برای شکست به تعویق اندازی کارها

فهرست کارهایتان را منظم کنید

برای تهیۀ فهرست کارهای روزانۀ خود از قانون ۱-۳-۵ بهره ببرید:

هر روز برای خود ۹ هدف تعیین کنید.

  • یک هدف بزرگ
  • سه هدف متوسط
  • پنج هدف کوچک

فهرست کارهایتان را فقط معطوف به تحقق همان اهداف کنید.

این کار باعث می‌شود از گیر افتادن در گرداب کارهای بی‌پایان نجات پیدا کنید و کمک می‌کند روی اهداف خود متمرکز شوید.

عادت‌های خوب «دو دقیقه‌ای» بسازید

«عادت‌های دو دقیقه‌ای» از دو بخش تشکیل شده اند.

نخست، اگر کاری کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد، آن را همین الان انجام دهید. دوم، برای خودتان عادت‌های دو دقیقه‌ای بسازید. قاعدۀ این قانون این است: وقتی یک عادت جدید را در خود شکل می‌دهید، انجام آن باید کمتر از دو دقیقه طول بکشد. این کار برای آن است که عادت‌های شما را تا حد ممکن آسان کند.

امروز به سه «عادت دو دقیقه‌ای» فکر کنید که دروازۀ رسیدن شما به اهدافتان هستند.

کارهایتان را دسته‌بندی کنید

عادت کردن به ریتم انجام یک کار بسیار زمان‌بر است. به‌جای اینکه به‌طور مداوم کاری را شروع و تمام کنید، بهتر است با دسته‌بندی کارهای مشابه نظم ایجاد کنید.

با این کار، از وقفه‌های بی‌مورد و تأخیر در کارها در امان می‌مانید.

یک بازۀ زمانی کوتاه تنظیم کنید

اگر تمایل ندارید کاری را انجام دهید، با خودتان قرار بگذارید دست‌کم پنج دقیقه از آن را انجام دهید.» این حرف را کوین سیستروم، از مؤسسان اینستاگرام می‌گوید. «پنج دقیقۀ اول که گذشت، می‌بینید کار را تا آخر ادامه داده‌اید.»

شروع کردن یک کار، ولو برای یک بازۀ زمانی کوتاه، کمک می‌کند اهداف بزرگ را تبدیل به گام‌های کوچک کنید.

کار خود را با فکر کردن به شروع مرحلۀ بعدی به پایان برسانید

به‌جای اینکه کارتان را بی‌برنامه تمام کنید، اطمینان حاصل کنید در مرحله‌ای هستید که برای شروع گام بعدی به اندازۀ کافی انگیزه دارید.

  • پیش از آنکه وظایف آن روزتان را تمام کنید، در ذهن خود پرسش‌هایی بسازید. از خودتان بپرسید: اگر قرار باشد کار را ادامه بدهم، گام بعدی‌ام چه خواهد بود؟
  • آن پرسش‌ها و گام‌های بعدی را روی کاغذ یادداشت کنید.
  • مشخص کنید در مرحلۀ بعدی اولین کاری که باید انجام دهید چیست. این کار به شما کمک می‌کند روز بعدی را سریع‌تر شروع کنید.

اهمال کاری را در آغوش بکشید!

پذیرش اهمال کاری فشاری ساختگی به شما وارد می‌کند که شما را برای مواجهه با فشارهای واقعی در کار آماده می‌کند. باید یاد بگیرید تأخیرها را اولویت‌بندی کنید.

وقتی کاری را در دقیقۀ نود انجام دهید، فرصتی برای فراموش کردن چیزی یا دوره کردن مطلب ندارید. دانسته‌هایتان و فشاری که رویتان قرار دارد تازه است، بنابراین کار را سریع‌تر از آن انجام می‌دهید که اگر وقت داشتید انجام می‌دادید.

 

منبع: entrepreneur.com

خلاصه مقاله: چگونه خود را ملزم به انجام دادن کارها کنیم؟

کارها را یکی یکی انجام دهید.

فهرست کارهای عقب‌افتاده که ابر درهم تنیدۀ بی‌سروتهی به‌نظر می‌رسند، درواقع چیزی نیستند جز مجموعه‌ای از وظایف مستقل که بهتر است یکی یکی با آنها روبرو شویم.

وقتی به هر کاری، نگاهی مستقل از کارهای «روی‌هم‌ریخته» داشته باشید، می‌توانید هر یک را به شکل چرخه‌ای قابل پیش‌بینی در زندگی ببینید که در قلمرو ملموس و عینی قرار می‌گیرد.

پایان نگرانی

لحظه‌ای که شروع به انجام کاری می‌کنید، در لحظۀ پایان نگرانی همراه با آن هستید.

بسیاری از کسانی که کارهایشان را به تعویق می‌اندازند، افراد بدبینی هستند که در دشواری کار مبالغه و از انجام آن اجتناب می‌کنند. آنها گمان می‌کنند انجام دادن وظایف طاقت‌فرسا است. اما انجام ندادن کار به‌مراتب طاقت‌فرساتر است.

فرار از دست‌به‌کار شدن

لحظه‌ای که دوباره دست از اقدام می‌کشید، حال یا به‌خاطر ترس باشد یا دلزدگی، دوباره وارد مرحلۀ بدون بازدهی شده‌اید. اینجاست که اقدام فیزیکی تمام و تفکرات بیهوده و بی‌فایده شروع می‌شود.

 نگرانی آمیخته با تعهد

نگرانی ناشی از درک نادرست ماهیت انجام دادن کار است.

اما نگرانی آمیخته با تعهد از نگرانی‌های عاطفی کلی دربارۀ شهرت، میراث، نگرانی دربارۀ آینده، اعتمادبه‌نفس، مقایسۀ خود با دیگران ناشی می‌شود-  نگرانی دربارۀ اینکه که هستیم، به جای نگرانی دربارۀ اینکه چه می‌کنیم.

تمام کردن یک کار

شما هر کاری با شروع کردن و سپس ادامه دادن آن تا به نتیجه رسیدن و تمام شدن است که به پایان می‌برید.

به پایان رساندن یک کار فقط حاصل شروع کردن از جایی است که در آن قرار دارید، حتی اگر لازم باشد آن‌قدر تکرارش کنید تا سرانجام به پایان برسد.

منبع: وب سایت raptitude.com

تکنیک تمرکز لیزری: چگونه با سه گام کلیدی، وقفه ها و حواس پرتی هایمان را کنترل کنیم؟

اینطرف و آنطرف می خوانیم که بایستی اهدافی شفاف داشته باشیم و برایشان برنامه ریزی کنیم. بعد از مدتی که این تکنیک ها را آموختیم، لیست اهداف کوتاه و بلند مدت خود را نوشته و حتی مراحلی که برای رسیدن به این اهداف باید بطور روزانه طی شود را نیز مشخص می کنیم. ظاهراً با این کارها مقدار زیادی از راه رسیدن به اهدافمان را طی کرده ایم. درست است؟ متاسفانه خیر!

میان گفتن و انجام دادن، کفش های بسیاری پاره می شود!

ضرب المثل ایتالیایی

تا این مرحله، ما هنوز قدم گذاشتن در مسیر را هم شروع نکرده ایم. مشکل اصلی از جایی شروع می شود که می خواهیم طبق برنامه ریزی مان اولین کار را انجام دهیم. حتی اگر بتوانیم خان اول را طی کنیم یا غول اهمال کاری را شکست دهیم، به مشکل دیگری بر می خوریم. عدم تمرکز روی کار.

شاید این روزها شما هم با مشکل عدم تمرکز دست و پنجه نرم کنید. در مجموعه پست های “موانع کلیدی مدیریت زمان و بهره وری” در وبلاگ دستیار من، به مشکلاتی که احتمالاً در راه تمرکز روی اهدافمان خواهیم داشت پرداختیم. از مهمترین آنها می توان به “عدم توانایی کنترل وقفه ها و حواس پرتی ها” اشاره کرد. اگر بخواهید کاری را با تمرکز کامل انجام دهید، بایستی راه حلی برای این وقفه های درونی و بیرونی پیدا کنید. حال چگونه می شود به عواملی که باعث عدم تمرکز ما می شود آگاه شویم و این غول های قدرتمند شاهنامه زندگی خودمان را شکست دهیم؟

۱. گام اول: آگاهی

مثل بقیه ابعاد زندگی، قدم اول در تغییر یا بهبود هر چیزی، آگاهی کامل به آن چیز است. من به شخصه برای حل چالش های شخصی، اعتقاد راسخی به تکنیک های عملی که مطابق بهترین روش های روانشناختی ساخته شده اند دارم. برای شروع، یک فایل جدید در کامپیوترتان باز کنید و جدولی دارای ستون های زیر در آن ایجاد کنید. بعد از اتمام، این جدول رو چاپ کرده و هر زمان تصمیم به شروع کاری گرفتید که در آن نیاز به تمرکز داشتید، این برگه را کنار خود داشته باشید. با این کار، هر گاه در تمرکز خود شکست خوردید، یک ستون از این جدول را کامل کنید. این کار را به مدت یک تا دو هفته انجام دهید تا اطلاعات کافی برای کشف الگوی حواس پرتی خودتان رو داشته باشید.

تکنیک تمرکز لیزری: چگونه با سه گام کلیدی، وقفه ها و حواس پرتی هایمان را کنترل کنیم؟

چرا داشتن تمرکز برای من مهم است؟

پشت هر کار بزرگی، یک انگیزه بزرگ وجود داشته و برای موفقیت در هر کاری، بایستی انگیزه و علاقه خودتان را تحریک کنید. از خودتان بپرسید “چرا باید تمرکز داشته باشم؟” و “چطور اینکار باعث می شود پیشرفت کنم؟” پاسخ این سوال را بالای جدول بنویسید تا برای ثبت حواس پرتی های خود و حل این مشکل برای همیشه انگیزه داشته باشید.

تاریخ

زمان و روزی که حواس پرتی باعث شده از کاری که در دست داشتید منحرف شوید را بنویسید. داشتن این اطلاعات به شما کمک می کند بدانید در چه روزهایی از هفته دارای تمرکز بالاتر یا پایین تری هستید. در نتیجه می توانید کارهای مهم خود را در زمان هایی که با عوامل حواس پرتی کمتری دست به گریبان هستید انجام دهید.

ساعت

ساعت انجام آن کار را یادداشت کنید. داشتن این اطلاعات به شما کمک می کند تا ساعاتی از روز که بیشترین بهره وری را دارید، کشف کنید.

مشغول انجام چه کاری بودم؟

در این قسمت کاری که برای شروع آن احساس مقاومت درونی داشتید، یا مشغول آن بودید، ولی حواس شما از آن کار پرت شد و به سراغ کار دیگری رفتید را بنویسید.

عامل حواس پرتی ام چه بود؟

علت یا محرک حواس پرتی شما که باعث شد مثلاً به سراغ موبایل، چک کردن ایمیل یا مطالعه یک مقاله بی ربط بروید و آن کار اصلی را انجام ندهید چه بود؟ زنگ زدن تلفن؟ درخواستی از طرف همکارتان؟ نوتیفیکیشن موبایل؟ یا احساس ضعف بدنی وسط کار؟

نوع حواس پرتی ام چه بود؟ (جسمی / ذهنی / محیطی)

نوع این حواس پرتی از چه دسته ای بود؟ جسمی، ذهنی، محیطی یا ترکیبی از این ها؟

حواس پرتی های جسمی مواردی هستند که به جسم فیزیکی شما مرتبط هستند، مانند صندلی نامناسب، خستگی بدن بخاطر خواب نامناسب دیشب، دندان درد یا هر گونه ناراحتی جسمی دیگر.

عوامل حواس پرتی ذهنی، افکاری هستند که ذهن ما را درگیر می کنند.

از حواس پرتی های محیطی هم می شود به سر و صدای زیاد اطراف، مزاحمت های همکاران، هوای گرم اتاق و … اشاره کرد.

دلیل واقعی حواس پرتی ام چه بود؟

دلیل حقیقی اینکه این محرک باعث حواس پرتی شما شد چه بود؟ آیا خسته هستید و شب خوب نخوابیده اید؟ آیا به کاری که می کنید علاقه ندارید؟ آیا سر و صدای محیط، مرتب حواس شما را پرت می کند؟

به این مورد حساس باشید، زیرا معمولاً محرک حواس پرتی شما ممکن است با دلیل واقعی آن متفاوت باشد. هنگام نوشتن این قسمت عمیق تر شده و دلیلی اصلی آن را کشف کنید. ممکن است عامل حواس پرتی سر و صدای خیابان باشد ولی دلیل واقعی آن حساسیت شما به این سر و صدا، بخاطر نداشتن استراحت کافی باشد.

گاهی نیز دلایل احمال کاری ما فرار از ترس های عمیق تر روانی مانند ترس از موفقیت، ترس از شکست، ترس از عدم توانایی در اتمام آن کار باشد.

از خودتان بپرسید که با انجام ندادن این کار واقعاً از چه چیزی فرار می کنم؟

۲. گام دوم: مشخص کردن الگوها

پس از آنکه برای مدتی جدول حواس پرتی های خود را پر کردید، می توانید الگوهای تکرار شونده در آن را پیدا کنید. برای اینکار در پشت همان برگه جدول حواس پرتی ها، جدولی با سه ستون رسم کنید.

تکنیک تمرکز لیزری: چگونه با سه گام کلیدی، وقفه ها و حواس پرتی هایمان را کنترل کنیم؟

مهمترین عوامل حواس پرتی من

بعد از ثبت چندین مورد از عوامل حواس پرتی، موارد مهم و تکرار شونده رو در این ستون ثبت کنید.

تعداد تکرار آن عامل

معمولا یک عامل چندین بار در طول روز و هفته تکرار می شود. تعداد تکرار این عامل چند بار بود؟ با اینکار متوجه می شوید کدام موارد بیشترین صدمه را به بهره وری شما می زنند.

راه حل رفع عامل حواس پرتی

آیا برای اینکه این حواس پرتی خاص تکرار نشود، راه حلی به نظرتان می رسد؟ راه حل هایی که به آن می رسید را در این ستون یادداشت کنید تا با تکرار آن عوامل، برای مقابله با آن آماده باشید.

با توجه به اینکه تغییر شرایط محیطی می تواند یکبار و برای همیشه شرایط مطلوبی را برای تمرکز فراهم کند از آن شروع کنید. محیط کاری خود را از نظر سرو صدا، ارگونومی محل کار و سایر عوامل حواس پرتی بررسی کرده و آن ها را اصلاح کنید.

سپس به سراغ جسم خود رفته و روی تغذیه، ورزش و بخصوص خواب خود کار کنید. آیا هر صبح سرحال و پر انرژی از خواب برخواسته و شاداب به محل کار می روید؟

در غیر اینصورت وضعیت کیفیت خواب خود را با بررسی ساعت های خواب، کالای خواب و محیطی که در آن می خوابید بررسی کنید. برای یک هفته لیست خورد و خوراک خود را تهیه کنید و سعی در بهبود آن داشته باشید.

۳. گام سوم: تسلط بر ذهن

مهم ترین و سخت ترین کار ما برای رسیدن به یک تمرکز لیزری، تسلط بر میمون ذهن و کنترل افکار و احساسات مان است. به نظر من بهترین ابزار در این زمینه مراقبه یا مدیتیشن است. آن را جدی  بگیرید و اولین تغییر مهم زندگی خود را با تمرین روزانه مراقبه به مدت حداقل ۵ دقیقه شروع کنید.

دقت کنید که با انجام این تکنیک ها و یادداشت عوامل حواس پرتی و تفکر درباره راه حل های آن، به خوبی با الگوی شخصی و عوامل حواس پرتی خود آگاه می شوید و این آگاهی حتی در آینده باعث می شود از عوامل جدید حواس پرتی برحذر باشید.

دانلود رایگان فایل درج کردنی مرتبط

درج کردنی تمرکز لیزری

جداول طراحی شده تمرکز لیزری رو می توانید بصورت یک فایل PDF رایگان از سایت دستیار من دانلود کنید. این فایل را روی برگه A4 چاپ کنید و استفاده از آن را همین امروز شروع کنید.